Ettevõtte arenguga kasvab protsesside, andmete ja seoste hulk, mida on raske käsitsi kontrollida. Just sel hetkel tekib vajadus võtta kasutusele süsteem ERP – tööriist, mis korrastab ressursside haldamist ja integreerib ettevõtte peamised tegevusvaldkonnad.
Mis on ERP?
Tegemist on ettevõtte juhtimiseks mõeldud tarkvaraga. Selle eesmärk on aidata ja tegelikult teatud määral automatiseerida ressursside kasutamist. See on tohutu andmebaas, mis sisaldab kõiki ettevõtte andmeid. Oluline on just see, et tegemist on integreeritud tööriistaga. See sisaldab andmeid kõigist ettevõtte valdkondadest – alates turundusest ja müügist kuni raamatupidamise ja logistikani. Ka kõik töötajad tegutsevad sellise süsteemi alusel. Seetõttu on tegemist väga arenenud tarkvaraga, mis tegelikult ühendab omavahel paljusid, sageli eraldi kasutatavaid rakendusi. Sellise integratsiooni abil on aga võimalik säästa tohutult aega. Keegi ei pea konkreetse teabe saamiseks erinevate programmide vahel vahetama, ning süsteemis ERP on lihtne ka osakondadevaheline suhtlus.
Loe ka: Veebihulgimüük – mis see on ja kuidas seda alustada?
ERPi ajalugu
Selliste süsteemide loomist võimaldas alles kõrgelt arenenud infotehnoloogia, kuid nende eelkäijad olid tuntud juba pärast Teist maailmasõda. Neid nimetati MRP-ks, mis tuleneb ingliskeelsest väljendist „Material Resources Planning”. Selline süsteem, mis oli muidugi analoogiline, hõlmas suures osas kõiki ettevõtte logistilisi protsesse alates tellimuste ja vajaduste hulgast kuni tootmise ja tarne logistika lõpetamiseni. Arvutite ilmumine laiendas selliste süsteemide võimalusi, kus inimest ei olnud enam vaja kõigis süsteemi toimimise etappides. Enamikus protsessides asendasid teda arvutid; suurenenud arvutusvõimsus ning uute selliste rakenduste loomise tehnoloogiate tekkimine võimaldasid luua väga kompleksseid ja paljusid valdkondi integreerivaid süsteeme ERP.
Loe ka: Programmid ERP – näited turul saadaval olevatest tarkvaradest ERP
Milleks kasutada ERP
Kõik sõltub sellest, millises ettevõttes süsteem kasutusel on. Tegelikult võib selle rakendamine olla väga tõhus igas ettevõttes, muidugi on oluline seda õigesti kasutada. Tootmisettevõttes võib süsteem aidata optimeerida tootmiskulusid, vähendades kulusid, suurendades automatiseeritust, arvutades tõhusalt materjalivajadust, automatiseerides veelgi rohkem ning kohandades paremini masinate ümberseadistamist ja paljudes muudes valdkondades. Selline programm aitab ka tõsta ettevõtte finantsjuhtimise efektiivsust. Eelkõige taas teatud protsesside automatiseerimise suurendamise kaudu. Automatiseerimine ei tähenda ainult inimtegevuse asendamist sobiva arvutisüsteemiga. See tähendab ka vähem vigu ja seega ka kulude vähendamist. Tarneahela, sealhulgas laohalduse parem juhtimine on eelis, mida kasutatakse eriti mitmesugustes ladustamise ja e-kaubandusega seotud tegevustes. Õigeaegsed tarned ja konkreetse kauba nõudluse prognoosimine võimaldavad vähendada kauba ladustamise aega miinimumini, mis omakorda võimaldab vähendada sellega seotud kulusid. Siiski ei pea süsteemi ERP kasutama ainult ettevõtte sisemiste tegevustega otseselt seotud protsesside jaoks. See võib muu hulgas võimaldada ka paremat klienditeenindust. Kõik tänu sellele, et just sellises süsteemis asub kogu vajalik teave ettevõtte klientide kohta. Iga müügiesindaja, turundaja või võlgade sissenõudmise osakonna töötaja saab vajalikku teavet kätte lihtsalt ja kiiresti. Tänu sellele on võimalik pakkuda paremat, sest süstemaatilisemat klienditeenindust. Süsteemis võib olla teavet konkreetse kliendi kohta, st tema kontaktandmed, samuti kõik temaga peetud kontaktid ja tema tellimused. Kõik see tõstab märkimisväärselt klienditeeninduse taset.
Loe ka: ERP ja CRM – milles need erinevad?
Millal tuleks hakata kasutama süsteemi ERP
Tegelikult on ideaalne aeg just tegevuse alustamisel. Just siis on see kõige vähem aega ja ressursse nõudev. Kõik andmed saab kohe algusest peale sellesse süsteemi sisestada, mistõttu puudub oht, et mitmetest teistest programmidest üleminekul midagi vahele jääks. Kõigi andmete jooksvalt sisestamine võimaldab ka vältida täiendavate vahendite kulutamist sellise süsteemi kasutuselevõtuks. Kahjuks tähendab süsteemi kasutuselevõtt tegevuse käigus kas välisfirma palkamist või ületunnitööd, sest on raske tegeleda samaaegselt nii jooksvate asjadega kui ka kogu andmete üleviimisega sellesse arenenud süsteemi. Sellised ideaalsed olukorrad esinevad aga väga harva, mistõttu on põhjused, miks ettevõtted otsustavad süsteemi ERP kasutusele võtta, väga erinevad.
Vananenud tarkvara
Kahjuks ei uuenda kõik tootjad oma programme, mistõttu jäävad need ettevõtte arenguga kaasas käies kogu aeg samade funktsioonidega, mis aja jooksul enam ei piisa. See on sageli seotud ka asjaoluga, et need programmid töötavad piiratud süsteemidel, mida ei ole enam mingil viisil võimalik edasi arendada või mille arendamine nõuaks kasumiga võrreldes ebaproportsionaalselt suuri vahendeid.
Programmide arvukus
Probleemiks võib olla ettevõttes kasutatavate tarkvarade hulk. Mida rohkem programme kasutatakse, seda suuremad on sellega seotud probleemid. Esiteks kulub uute töötajate sisseõppimiseks märkimisväärselt rohkem aega ja see on palju keerulisem, sest selle asemel, et selgitada neile ühe süsteemi toimimist, tuleb seda teha mitme süsteemi puhul. Mõnikord on vaja eksportida andmeid ühest süsteemist teise, mida ei ole alati võimalik teha automaatselt, mis tekitab nii meeskonnas frustratsiooni kui ka võtab tarbetult ära vajalikke ressursse.
Kõrged ladustamis- või tootmiskulud
Hea süsteem ERP võimaldab vähendada nii üht kui ka teist. Materjalide või kaupade vajaliku koguse täpsem arvutamine aitab vältida nende tarbetut ladustamist. Ka nende vajalikuks muutumise aja arvutamine vähendab ladustamist. Ka kaupade ergonoomilisem ladustamine mõjutab kulusid. Masinate parem haldamine ja energiakulu piiramine võimaldavad mõjutada igakuiseid hoolduskulusid. Selline süsteem suudab lihtsalt asjakohaselt jälgida laoseisu, analüüsida nende tarbimist erinevatel perioodidel, analüüsida üksikute seadmete või isegi laopindade kasutamist ning seeläbi tõsta efektiivsust.
Käsitsi tehtavad protsessid
Kahjuks teostavad paljud ettevõtted mõningaid protsesse endiselt käsitsi, kuigi seda saaks märkimisväärselt vähendada. Selline käsitsi tegutsemine tähendab eelkõige seda, et sama protsessi läbiviimiseks kulub märksa rohkem aega võrreldes süsteemi poolt teostatava protsessiga. Inimesed teevad vigu, seega võib protsesside käsitsi läbiviimine kaasa tuua ka vigu, mis võivad mingil määral mõjutada ettevõtte kulusid või tõhusust.
Raskused teabe leidmisel
Sageli põhjustavad paljud erinevad programmid või teatavate tegevuste süstematiseerimise puudumine ettevõttes tohutut kaost. Selle tagajärjeks on teadmatus selle kohta, kus konkreetsed andmed asuvad. Selle tagajärjel peavad töötajad iga kord üksteisega ühendust võtma, et mingit teavet saada. Süsteem ERP on ühtne süsteem, mille abil on kõike lihtne leida, otsimisele ei kuluta palju aega ning seega on võimalik mõningaid protsesse kiirendada.
Ebatõhus tarkvara
See on väga levinud probleem, mis on sageli otseselt seotud eelmise punktiga, st aegunud tarkvaraga. Sellises süsteemis kasvab andmete hulk koos ettevõtte arenguga. Seega võib mingil hetkel selguda, et süsteem ei suuda enam sellise andmehulgaga toime tulla. Loomulikult saab seda enamasti ikkagi kasutada, kuid see võib näiteks töötada märkimisväärselt aeglasemalt, mis mõjutab töö mugavust ja kiirust. Seega, selle asemel et tööd hõlbustada, tekitab see vaid frustratsiooni.
ERP süsteemi kasutuselevõtt
See on äärmiselt oluline etapp, tegelikult kõige olulisem, sest see koosneb paljudest elementidest. Esmalt on vaja teha ettevõtte vajaduste põhjalik analüüs, et valida süsteem, mis suudab neid rahuldada. Tuleb lihtsalt teada, milliseid protsesse ettevõttes läbi viiakse ja milliseid andmeid seal kogutakse. See kõik võimaldab valida sobiva süsteemi ERP. Järgmine etapp on valida süsteemis välja need funktsioonid, mida vaja läheb. Kui midagi ettevõttes hetkel kasutusel ei ole, on parem selline funktsioon välja lülitada ja rakendada alles siis, kui see vajalikuks osutub. Järgmine etapp on rakendamise käivitamine ja kõigi andmete migreerimine. Sõltuvalt süsteemidest võib see olla väga vaevarikas protsess. Siiski on oluline seda teha hoolikalt, et kõik andmed kantaks üle uude süsteemi. Järgmine etapp on kasutajate tutvustamine süsteemiga, st asjakohane koolitus ja rollide määramine. Asjaolu, et süsteemis on 100 kasutajat, ei tähenda, et kõigil peavad olema samad õigused – igaühel võib olla juurdepääs süsteemi erinevale osale. Hea mõte on piirata juurdepääsu nii, et igaühel oleks võimalus tegutseda ainult nendes valdkondades, mis on tema tööks vajalikud. See aitab vältida arusaamatusi ja lühendada süsteemi kasutuselevõtuks vajalikku aega. Oluline on ka sellise kasutuselevõtu järel auditeerimine ning asjakohane IT-tugi ettevõtte poolt, kes vastutab kogu protsessi eest.
Offline või online, st kohapeal või pilves
Tegelikult on sellele raske vastata. See sõltub suures osas ettevõtte eripärast. Kui ettevõttel on hästi arenenud IT-osakond, võib heaks lahenduseks olla kohalik server, mille eest hoolitseb just IT-osakond. Kui ettevõttes sellist osakonda pole ja kõik IT-teenused on allhanke korras, on parem valik pilvepõhine lahendus.
Kokkuvõte
ERP-süsteem integreerib peamised äriprotsessid ühte keskkonda. See hõlbustab andmete haldamist, automatiseerib toiminguid ja toetab otsuste tegemist erineva suurusega ettevõtetes.
ERP-süsteem pakub ettevõttele mitmeid eeliseid. See võimaldab ettevõtet tõhusalt juhtida, vähendades kulusid, automatiseerides protsesse ja kiirendades nende kulgu. See on hea lahendus nii ettevõtetele, kus tarkvara on vananenud, seda on liiga palju, see on ebatõhus või lihtsalt osa protsesse tehakse käsitsi. Kõigil neil juhtudel tõuseb märkimisväärselt nii töö mugavus kui ka kiirus ja tõhusus. Üks süsteem tähendab ka vähem vigu ja kiiremat juurdepääsu teabele. Oluline on vaid süsteemi kohandamine ettevõtte vajadustele või sellise ERP valimine, millel on sobivad funktsioonid.
Küsimused ja vastused
Mida tähendab lühend ERP?
ERP See on Enterprise Resource Planning, st ettevõtte ressursside planeerimine.
Milliseid valdkondi hõlmab süsteem ERP?
Kõige sagedamini müük, ladu, rahandus, raamatupidamine ja tootmine.
Kas süsteem ERP on vajalik veebilehel B2B?
Jah, eriti seal, kus on palju tellimusi ja koostööpartnereid.