기업이 성장함에 따라 수동으로 관리하기 어려운 프로세스, 데이터 및 상호 의존 관계의 수가 늘어납니다. 바로 이때, 자원 관리를 체계화하고 기업의 핵심 사업 영역을 통합하는 도구인 ERP 시스템을 도입할 필요가 대두됩니다.
ERP란 무엇인가요?
이 소프트웨어는 기업 경영을 관리하는 데 사용됩니다. 이는 자원 활용을 돕고, 사실 어느 정도는 자동화하기 위한 것입니다. 이는 회사의 모든 데이터로 구성된 방대한 데이터베이스입니다. 중요한 점은 바로 이것이 통합된 도구라는 사실입니다. 여기에는 마케팅부터 영업, 회계, 물류에 이르기까지 기업의 모든 영역에 걸친 데이터가 포함됩니다. 또한 모든 직원이 이러한 시스템을 기반으로 업무를 수행하게 됩니다. 따라서 이 소프트웨어는 실제로는 종종 별도로 사용되던 여러 애플리케이션을 하나로 연결해 주는 매우 정교한 시스템입니다. 하지만 이러한 통합 덕분에 시간을 크게 절약할 수 있습니다. 특정 정보를 얻기 위해 여러 프로그램 사이를 오갈 필요가 없으며, ERP 시스템에서는 부서 간 소통도 용이합니다.
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ERP의 역사
이러한 시스템의 구축은 고도로 발전된 정보 기술 덕분에 비로소 가능해졌지만, 그 원형은 제2차 세계대전 직후부터 이미 알려져 있었다. 이를 MRP라고 불렀는데, 이는 영어 ‘Material Resources Planning’의 약자이다. 물론 아날로그 방식이었던 이러한 시스템은 주문량과 수요부터 생산, 배송 물류에 이르기까지 기업 내의 모든 물류 프로세스를 광범위하게 아우르고 있었다. 컴퓨터의 등장으로 이러한 유형의 시스템의 가능성이 확대되었으며, 더 이상 시스템 운영의 모든 단계에서 사람의 개입이 필요하지 않게 되었습니다. 대부분의 프로세스에서 컴퓨터가 사람을 대체했고, 향상된 연산 능력과 이러한 유형의 애플리케이션을 개발하는 새로운 기술의 등장으로 인해 매우 포괄적이고 여러 영역을 통합하는 시스템ERP이 탄생할 수 있었습니다.
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ERP는 어떤 용도로 사용할 수 있나요?
모든 것은 시스템이 운영되는 기업의 유형에 달려 있습니다. 사실 이 시스템은 어떤 사업에서든 매우 효과적으로 활용될 수 있지만, 물론 이를 적절하게 활용하는 것이 중요합니다. 제조 기업에서 이 시스템은 비용 최소화, 자동화 확대, 자재 수요의 효율적인 산출, 기계 전환의 자동화 및 최적화 등을 통해 생산 비용을 최적화하는 데 활용될 수 있으며, 그 외에도 다양한 분야에서 효과를 발휘합니다. 또한 이러한 프로그램은 기업 재무 관리 측면에서도 효율성을 높이는 데 기여할 것입니다. 무엇보다 다시 한번 특정 프로세스의 자동화 확대를 통해 가능합니다. 자동화는 단순히 사람의 작업을 적절한 컴퓨터 시스템으로 대체하는 것만이 아닙니다. 이는 오류 발생을 줄여 결과적으로 비용을 절감하는 효과도 가져옵니다. 물류망, 특히 창고 관리의 효율성 향상은 창고 보관 및 전자상거래와 관련된 다양한 활동에서 특히 큰 이점을 제공합니다. 적시 배송과 특정 상품에 대한 수요 예측을 통해 상품의 보관 기간을 최소화할 수 있으며, 이는 관련 비용을 절감하는 데 기여합니다. 그러나 ERP 시스템은 반드시 기업의 내부 운영과 직접 관련된 프로세스에만 활용되어야 하는 것은 아닙니다. 이 시스템은 무엇보다도 고객 서비스를 개선하는 데에도 기여할 수 있습니다. 이는 해당 시스템에 기업의 고객과 관련된 모든 필요한 정보가 저장되기 때문입니다. 영업사원, 마케팅 담당자, 채권 추심 부서 직원 등 누구나 쉽고 빠르게 필요한 정보를 얻을 수 있습니다. 이를 통해 보다 체계적인 고객 서비스를 제공할 수 있습니다. 시스템에는 특정 고객에 대한 정보, 즉 연락처는 물론 해당 고객과의 모든 연락 내역과 주문 내역이 저장될 수 있습니다. 이 모든 것이 고객 서비스의 수준을 크게 높여줍니다.
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ERP 시스템을 언제부터 사용해야 할까요?
사실 사업 시작 시점이 가장 이상적입니다. 이때가 시간과 자원을 가장 적게 소모하기 때문입니다. 처음부터 모든 정보를 이 시스템에 입력할 수 있으므로, 다른 여러 프로그램에서 데이터를 이전하는 과정에서 정보가 누락될 위험이 없습니다. 또한 모든 정보를 실시간으로 입력함으로써 시스템 도입에 추가 자원을 투입할 필요가 없습니다. 안타깝게도 사업 운영 중에 시스템을 도입하려면 외부 업체를 고용하거나 야근을 해야 합니다. 일상 업무를 처리하면서 동시에 모든 데이터를 이 첨단 시스템으로 이전하는 것은 어렵기 때문입니다. 하지만 이러한 이상적인 상황은 매우 드물기 때문에, 기업들이 ERP 시스템을 도입하기로 결정하는 이유는 매우 다양합니다.
구형 소프트웨어
안타깝게도 모든 제조사가 자사 프로그램을 업데이트하는 것은 아니기 때문에, 회사가 성장함에 따라 프로그램은 여전히 동일한 기능만을 유지하게 되고, 시간이 지남에 따라 이러한 기능만으로는 더 이상 충분하지 않게 됩니다. 이는 또한 해당 프로그램들이 더 이상 어떤 방식으로도 확장할 수 없는 제한된 시스템에서 작동하거나, 확장에 필요한 비용이 수익에 비해 지나치게 많이 들기 때문인 경우가 많습니다.
다양한 프로그램
문제는 회사에서 사용하는 소프트웨어의 양일 수 있습니다. 사용하는 프로그램이 많을수록 이에 따른 문제도 커집니다. 첫째, 신입 사원의 교육에 훨씬 더 많은 시간이 소요되며, 이는 한 가지 시스템의 작동 방식을 설명하는 대신 여러 시스템을 설명해야 하기 때문에 훨씬 더 복잡해집니다. 때로는 한 시스템에서 다른 시스템으로 데이터를 내보내야 할 필요가 있는데, 이것이 항상 자동으로 이루어지는 것은 아니기 때문에 팀원들에게 좌절감을 줄 뿐만 아니라 불필요하게 필수 자원을 소모하게 됩니다.
높은 창고 보관 비용 또는 생산 비용
ERP와 같은 우수한 시스템은 이 두 가지 모두를 줄일 수 있게 해줍니다. 필요한 자재나 상품의 양을 더 정확하게 산정함으로써 불필요한 재고 보관을 방지할 수 있습니다. 또한 해당 자재나 상품이 필요해질 시점을 예측함으로써 재고 보관량을 줄일 수 있습니다. 창고 내 물품의 인체공학적 보관 방식 역시 비용에 영향을 미칩니다. 기계 관리 개선과 에너지 소비 제한을 통해 월간 유지 관리 비용을 절감할 수 있습니다. 이러한 시스템은 재고 현황을 적절히 모니터링하고, 다양한 기간별 소비량을 분석하며, 개별 장비나 심지어 창고 구역별 사용 현황을 분석함으로써 효율성을 높일 수 있습니다.
수작업 프로세스
안타깝게도 많은 기업이 여전히 일부 프로세스를 수작업으로 진행하고 있는데, 이는 상당히 줄일 수 있습니다. 이러한 수작업 방식은 무엇보다도 시스템이 수행하는 것과 비교했을 때 동일한 프로세스에 훨씬 더 많은 시간이 소요된다는 단점이 있습니다. 사람은 실수를 하기 마련이므로, 수작업으로 프로세스를 수행할 경우 오류가 발생할 수 있으며, 이는 어느 정도 기업의 비용이나 효율성에 영향을 미칠 수 있습니다.
정보를 찾는 데 어려움이 있다
종종 다양한 프로그램이 혼재되거나 일부 업무가 체계적으로 정리되지 않아 회사 내에 엄청난 혼란이 발생합니다. 그 결과, 특정 정보가 어디에 있는지 알 수 없게 됩니다. 그 결과, 직원들은 어떤 데이터를 얻기 위해 매번 서로 연락을 취해야만 합니다. ERP 시스템은 단일 시스템으로 구성되어 있어 모든 정보를 쉽게 찾을 수 있고, 검색에 많은 시간이 소요되지 않으므로 일부 업무 프로세스를 가속화할 수 있습니다.
비효율적인 소프트웨어
이는 매우 흔한 문제이며, 종종 앞서 언급한 구형 소프트웨어 문제와 직접적으로 연관되어 있습니다. 회사의 성장에 따라 이러한 시스템에 저장된 데이터의 양도 늘어납니다. 그러다 어느 순간 시스템이 그 많은 데이터를 감당하지 못하게 될 수도 있습니다. 물론 대부분은 계속 사용할 수 있겠지만, 예를 들어 작동 속도가 현저히 느려져 업무 편의성과 처리 속도에 영향을 미칠 수 있습니다. 따라서 업무를 용이하게 해주기는커녕 오히려 좌절감을 주는 원인이 될 뿐입니다.
ERP 시스템 구축
이는 매우 중요한 단계이며, 사실 가장 중요한 단계라고 할 수 있습니다. 왜냐하면 이 단계는 여러 요소로 구성되어 있기 때문입니다. 우선, 기업의 요구 사항을 적절히 분석하여 이를 충족시킬 수 있는 시스템을 선택해야 합니다. 단순히 회사 내에서 어떤 프로세스가 진행되고, 어떤 종류의 데이터를 수집하는지 파악해야 합니다. 이를 통해 적절한 시스템을 선택할 수 있습니다. ERP. 다음 단계는 시스템 내에서 필요한 기능을 선별하는 것입니다. 당분간 회사에서 사용하지 않을 기능이 있다면, 해당 기능을 비활성화하고 필요할 때만 도입하는 것이 좋습니다. 그 다음 단계는 시스템 가동 및 모든 데이터의 마이그레이션입니다. 시스템에 따라 이 과정은 매우 번거로울 수 있습니다. 그러나 모든 데이터가 새 시스템으로 제대로 이전되도록 이 과정을 꼼꼼히 수행하는 것이 중요합니다. 다음 단계는 사용자에게 시스템을 익히게 하는 것, 즉 적절한 교육을 실시하고 역할을 부여하는 것입니다. 시스템에 100명의 사용자가 있다고 해서 모두가 동일한 권한을 가져야 하는 것은 아니며, 각자는 시스템의 서로 다른 부분에 접근할 수 있습니다. 각 사용자가 업무에 필수적인 영역에서만 작업할 수 있도록 접근 권한을 제한하는 것이 좋습니다. 이를 통해 오해를 방지하고 시스템 도입에 소요되는 시간을 단축할 수 있습니다. 또한, 도입 후 감사와 전체 과정을 담당하는 업체의 적절한 IT 지원도 중요합니다.
오프라인인가 온라인인가, 즉 로컬인가 클라우드인가
사실 이에 대한 답을 내리기는 어렵습니다. 이는 회사의 특성에 따라 크게 달라집니다. IT 부서가 잘 갖춰져 있다면, IT 부서가 직접 관리하는 온프레미스 서버를 사용하는 것이 좋은 해결책이 될 수 있습니다. 반면, 회사에 IT 부서가 없고 모든 IT 관련 서비스를 아웃소싱하는 상황이라면, 클라우드를 활용하는 것이 더 나은 선택이 될 것입니다.
요약
ERP 시스템은 핵심 비즈니스 프로세스를 하나의 환경으로 통합합니다. 데이터 관리를 용이하게 하고, 운영을 자동화하며, 다양한 규모의 기업에서 의사 결정을 지원합니다.
ERP 시스템은 기업에 다양한 이점을 제공합니다. 비용 절감, 프로세스 자동화 및 가속화를 통해 기업을 효율적으로 관리할 수 있게 해줍니다. 소프트웨어가 구식이거나, 너무 많거나, 비효율적이거나, 단순히 일부 프로세스가 수작업으로 진행되는 기업 모두에게 훌륭한 솔루션이 될 것입니다. 이러한 모든 경우에 업무 편의성은 물론 속도와 효율성이 크게 향상될 것입니다. 단일 시스템은 오류 발생을 줄이고 정보에 대한 접근 속도를 높여줍니다. 중요한 것은 시스템을 기업의 필요에 맞게 조정하거나, 적절한 기능을 갖춘 ERP를 선택하는 것입니다.
질문과 답변
ERP의 약어는 무엇을 의미하나요?
ERP 이는 Enterprise Resource Planning, 즉 기업 자원 계획입니다.
ERP 시스템은 어떤 분야를 다루나요?
대개 영업, 창고, 재무, 회계, 생산 부서입니다.
B2B에서 ERP 시스템이 필요한가요?
네, 특히 주문 건수와 거래처 수가 많은 곳에서 그렇습니다.