Odată cu dezvoltarea companiei, crește numărul proceselor, datelor și interdependențelor, care sunt greu de controlat manual. Tocmai în acest moment apare necesitatea implementării unui sistem de gestionare a resurselor (ERP) – un instrument care organizează gestionarea resurselor și integrează domeniile-cheie de activitate ale întreprinderii.
Ce este ERP?
Este un program destinat gestionării întreprinderii. Acesta are rolul de a ajuta și, de fapt, de a automatiza într-o anumită măsură utilizarea resurselor. Este o bază de date uriașă, care cuprinde toate datele companiei. Ceea ce este important este faptul că este vorba de un instrument integrat. Acesta va conține date din toate domeniile întreprinderii: de la marketing și vânzări până la contabilitate și logistică. De asemenea, toți angajații vor lucra pe baza acestui sistem. De aceea, este un software foarte avansat, care, de fapt, combină între ele numeroase aplicații utilizate adesea separat. Cu toate acestea, datorită acestei integrări, se pot realiza economii enorme de timp. Nimeni nu mai trebuie să comute între diferite programe pentru a obține informații specifice, iar în sistemul ERP comunicarea între departamentele individuale este, de asemenea, facilă.
Citește și: Magazinul online cu vânzare en gros – ce este și cum se înființează?
Istoria ERP
Crearea unor astfel de sisteme a fost posibilă abia odată cu dezvoltarea avansată a tehnologiei informatice, însă prototipurile acestora erau cunoscute încă de după cel de-al Doilea Război Mondial. Se numeau MRP, de la expresia engleză „Material Resources Planning”. Un astfel de sistem, desigur analog, acoperea în mare măsură toate procesele logistice din cadrul întreprinderii, de la volumul comenzilor și cererile de aprovizionare, până la producția propriu-zisă și logistica livrărilor. Apariția calculatoarelor a extins posibilitățile acestui tip de sisteme, în care omul nu mai era necesar în toate etapele de funcționare a unui astfel de sistem. În majoritatea proceselor, acesta a fost înlocuit de calculatoare; puterea de calcul sporită, precum și apariția unor noi tehnici de creare a acestui tip de aplicații au permis apariția unor sisteme foarte complexe și care integrează numeroase domenii ERP.
Citește și: Programele ERP, adică exemple de programe disponibile pe piață ERP
La ce se folosește ERP
Totul depinde de tipul de întreprindere în care funcționează sistemul. Utilizarea acestuia poate fi, de fapt, foarte eficientă în orice întreprindere, desigur, fiind importantă exploatarea corespunzătoare a acestuia. Într-o întreprindere de producție, sistemul poate servi la optimizarea costurilor de producție prin minimizarea costurilor, creșterea gradului de automatizare, calcularea eficientă a necesarului de materii prime, o automatizare sporită și o adaptare mai bună a reconfigurării mașinilor, precum și în multe alte domenii. Un astfel de program va contribui, de asemenea, la creșterea eficienței în ceea ce privește gestionarea finanțelor întreprinderii. În primul rând, din nou, prin creșterea gradului de automatizare a anumitor procese. Automatizarea nu înseamnă doar înlocuirea acțiunilor umane cu un sistem informatic adecvat. Înseamnă, de asemenea, un număr mai mic de erori și, prin urmare, reducerea costurilor. O mai bună gestionare a lanțului de aprovizionare, inclusiv a depozitului, reprezintă un avantaj valorificat în special în diverse tipuri de activități legate de depozitare și comerțul electronic. Livrările la timp și estimarea cererii pentru un anumit produs permit reducerea la minimum a timpului de stocare a mărfurilor, ceea ce duce la scăderea costurilor asociate. Cu toate acestea, sistemul ERP nu trebuie utilizat doar pentru procesele legate direct de activitățile interne ale întreprinderii. Acesta poate permite, printre altele, o mai bună deservire a clienților. Totul datorită faptului că într-un astfel de sistem se vor regăsi toate informațiile necesare privind clienții companiei. Fiecare agent de vânzări, specialist în marketing sau angajat din departamentul de recuperare a creanțelor va putea obține informațiile necesare într-un mod simplu și rapid. Astfel, este posibilă o gestionare mai bună a relațiilor cu clienții, deoarece aceasta este mai sistematizată. Sistemul poate conține informații referitoare la un anumit client, adică datele sale de contact, precum și toate interacțiunile înregistrate cu acesta, inclusiv comenzile sale. Toate acestea ridică semnificativ standardul serviciilor oferite clienților.
Citește și: ERP și CRM – în ce se deosebesc?
Când să începi să folosești sistemul ERP
De fapt, momentul ideal este chiar la începutul activității. Atunci va fi cel mai puțin consumator de timp și de resurse. Toate informațiile pot fi introduse în acest sistem încă de la început, astfel încât să nu existe riscul ca, în timpul migrării din multe alte programe, ceva să fie omis. Introducerea tuturor informațiilor în timp real va permite, de asemenea, să nu se aloce resurse suplimentare pentru implementarea unui astfel de sistem. Din păcate, implementarea acestuia pe parcursul desfășurării activității implică fie angajarea unei firme externe, fie muncă peste program, deoarece va fi dificil să vă ocupați simultan de problemele curente și să transferați toate datele în acest sistem avansat. Cu toate acestea, astfel de situații ideale se întâmplă foarte rar, de aceea motivele pentru care companiile decid să implementeze sistemul ERP sunt foarte diverse.
Software învechit
Din păcate, nu toți producătorii își actualizează programele, ceea ce face ca, odată cu dezvoltarea companiei, acestea să rămână în continuare cu aceleași funcționalități, care, în timp, nu mai sunt suficiente. Acest lucru este adesea legat și de faptul că aceste programe funcționează pe sisteme limitate, care nu mai pot fi dezvoltate în niciun fel sau ar necesita resurse disproporționate în raport cu profiturile.
Varietatea programelor
O problemă o poate reprezenta numărul de programe utilizate în cadrul companiei. Cu cât se folosesc mai multe programe, cu atât problemele legate de acestea sunt mai mari. În primul rând, instruirea noilor angajați necesită mult mai mult timp și este mult mai complicată, deoarece, în loc să le explici funcționarea unui singur sistem, trebuie să faci acest lucru pentru mai multe. Uneori este necesară exportarea datelor dintr-un sistem în altul, ceea ce nu se poate face întotdeauna automat, ceea ce provoacă atât frustrare în rândul echipei, cât și consumă inutil resurse esențiale.
Costuri ridicate de depozitare sau de producție
Un sistem bun de gestionare a stocurilor (ERP) permite reducerea atât a unora, cât și a celorlalte. O estimare mai precisă a cantității necesare de materiale sau mărfuri permite evitarea stocării inutile a acestora. Estimarea momentului în care vor fi necesare reduce, de asemenea, stocarea. Depozitarea mai ergonomică a articolelor în depozite are, de asemenea, un impact asupra costurilor. O mai bună gestionare a utilajelor și reducerea consumului de energie permit influențarea costurilor lunare de întreținere. Un astfel de sistem poate pur și simplu să monitorizeze în mod adecvat stocurile, să analizeze consumul acestora în diferite perioade, să analizeze utilizarea fiecărui echipament sau chiar a zonelor din depozit și, astfel, să sporească eficiența.
Procesele manuale
Din păcate, multe întreprinderi încă desfășoară anumite procese manual, deși acest lucru poate fi redus în mare măsură. O astfel de desfășurare manuală înseamnă, în primul rând, un timp mult mai îndelungat necesar pentru același proces, în comparație cu cel realizat de un sistem. Oamenii fac greșeli, astfel încât desfășurarea manuală a proceselor poate implica, de asemenea, erori care, într-o anumită măsură, pot afecta costurile sau eficiența întreprinderii.
Dificultatea de a găsi informații
Adesea, utilizarea mai multor programe diferite sau lipsa unei organizări sistematice a anumitor activități duce la un haos imens în cadrul companiei. Consecința acestui lucru este lipsa de cunoștințe cu privire la locul în care se găsesc anumite informații. În consecință, angajații trebuie să comunice între ei de fiecare dată pentru a obține anumite date. Sistemul ERP este un sistem unic, datorită căruia totul poate fi găsit cu ușurință, nu este nevoie de mult timp pentru căutări, astfel încât anumite procese pot fi accelerate.
Software ineficient
Aceasta este o problemă foarte frecventă, care adesea are o legătură directă cu punctul anterior, și anume cu software-ul învechit. Volumul de date dintr-un astfel de sistem crește odată cu dezvoltarea companiei. La un moment dat, se poate întâmpla ca sistemul să nu mai poată face față unui astfel de volum de date. Desigur, în general va putea fi utilizat în continuare, însă poate funcționa, de exemplu, mult mai lent, ceea ce afectează confortul la locul de muncă și viteza de execuție a sarcinilor. Așadar, în loc să faciliteze munca, va deveni doar un motiv de frustrare.
Implementarea sistemului ERP
Aceasta este o etapă extrem de importantă, de fapt cea mai importantă, deoarece cuprinde numeroase elemente. La început, este necesară o analiză adecvată a nevoilor întreprinderii, pentru a alege un sistem care să le poată satisface. Trebuie pur și simplu să se știe ce procese se desfășoară în cadrul companiei și ce tip de date colectează aceasta. Toate aceste informații vor permite alegerea sistemului potrivit ERP. Următoarea etapă constă în selectarea funcționalităților din sistem care vor fi necesare. Dacă o anumită funcționalitate nu este utilizată în prezent în cadrul companiei, este mai bine să o dezactivați și să o implementați abia atunci când se va dovedi necesară. Următoarea etapă este lansarea propriu-zisă a implementării și migrarea tuturor datelor. În funcție de sisteme, acesta poate fi un proces foarte laborios. Cu toate acestea, este esențial ca acesta să fie realizat cu meticulozitate, pentru ca toate datele să fie transferate în noul sistem. Următoarea etapă constă în familiarizarea utilizatorilor cu sistemul, adică instruirea corespunzătoare și atribuirea rolurilor acestora. Faptul că sistemul va avea 100 de utilizatori nu înseamnă că toți trebuie să aibă aceleași drepturi; fiecare poate avea acces la o altă parte a sistemului. O idee bună este să se limiteze accesul astfel încât fiecare să poată acționa numai în acele zone care îi sunt necesare pentru a-și desfășura activitatea. Acest lucru va permite evitarea neînțelegerilor și va reduce timpul necesar pentru implementarea sistemului. De asemenea, este important să se efectueze un audit după o astfel de implementare, precum și să se asigure un sprijin IT adecvat din partea companiei responsabile de întregul proces.
Offline sau online, adică local sau în cloud
De fapt, este greu de răspuns la această întrebare. Depinde în mare măsură de specificul companiei. Dacă aceasta dispune de un departament IT bine dezvoltat, o soluție bună ar putea fi un server local, de care se va ocupa chiar departamentul IT. În cazul în care compania nu dispune de un astfel de departament și toate serviciile IT sunt externalizate, o opțiune mai bună ar fi utilizarea serviciilor în cloud.
Rezumat
Sistemul ERP integrează procesele cheie de afaceri într-un singur mediu. Facilitează gestionarea datelor, automatizează operațiunile și sprijină procesul decizional în companii de diferite dimensiuni.
Sistemul ERP oferă o serie de avantaje pentru companie. Permite gestionarea eficientă a întreprinderii prin reducerea costurilor, automatizarea proceselor și accelerarea acestora. Va fi o soluție potrivită atât pentru companiile în care software-ul este învechit, prea numeros, ineficient, cât și pentru cele în care o parte din procese se desfășoară manual. În fiecare dintre aceste cazuri, confortul la locul de muncă, precum și viteza și eficiența activității vor crește semnificativ. Un singur sistem înseamnă, de asemenea, mai puține erori și acces mai rapid la informații. Este important doar ca sistemul să fie adaptat nevoilor companiei sau să se aleagă un astfel de ERP care să dispună de funcționalitățile adecvate.
Întrebări și răspunsuri
Ce înseamnă prescurtarea ERP?
ERP adică Enterprise Resource Planning, adică planificarea resurselor întreprinderii.
Ce domenii acoperă sistemul ERP?
Cel mai adesea: vânzări, depozit, finanțe, contabilitate și producție.
Este necesar sistemul ERP în B2B?
Da, mai ales acolo unde există un număr mare de comenzi și de parteneri de afaceri.