S rozvojem firmy roste počet procesů, dat a závislostí, které je obtížné řídit ručně. Právě v takovém okamžiku vzniká potřeba zavést systém ERP – nástroj, který uspořádává správu zdrojů a integruje klíčové oblasti činnosti podniku.
Co je to ERP?
Jedná se o software určený ke správě podniku. Má pomoci a ve skutečnosti do jisté míry automatizovat využívání zdrojů. Jedná se o obrovskou databázi, která obsahuje veškeré údaje o firmě. Důležité je právě to, že se jedná o integrovaný nástroj. Budou v něm obsaženy údaje ze všech oblastí podniku – od marketingu přes prodej až po účetnictví a logistiku. Také všichni zaměstnanci budou pracovat na základě tohoto systému. Jedná se tedy o velmi pokročilý software, který ve skutečnosti propojuje mnoho aplikací, které se často používají samostatně. Díky této integraci je však možné dosáhnout obrovské úspory času. Nikdo nemusí přepínat mezi různými programy, aby získal konkrétní informace, a v systému ERP je také snadná komunikace mezi jednotlivými odděleními.
Přečtěte si také: Internetový velkoobchod – co to je a jak ho založit?
Historie společnosti ERP
K vytvoření takových systémů umožnila teprve vysoce rozvinutá informační technologie, avšak jejich předobrazy byly známy již po druhé světové válce. Nazývaly se MRP, z anglického Material Resources Planning. Takový systém, samozřejmě analogový, pokrýval do značné míry všechny logistické procesy v podniku, od objemu objednávek a poptávky přes samotnou výrobu až po logistiku dodávek. S příchodem počítačů se rozšířily možnosti těchto systémů, přičemž člověk již nebyl potřebný ve všech fázích jejich fungování. Ve většině procesů ho nahradily počítače; zvýšený výpočetní výkon a také vznik nových technik pro tvorbu tohoto typu aplikací umožnily vznik velmi komplexních systémů ERP, které integrují mnoho oblastí.
Přečtěte si také: Programy ERP, tedy příklady softwaru dostupného na trhu ERP
K čemu lze využít ERP
Vše závisí na typu podniku, ve kterém je systém nasazen. Jeho využití může být ve skutečnosti velmi účinné v každém podniku, samozřejmě bude důležité jej správně využít. Ve výrobním podniku může systém sloužit k optimalizaci výrobních nákladů prostřednictvím minimalizace nákladů, zvýšení automatizace, efektivního výpočtu spotřeby materiálu, větší automatizace a lepšího přizpůsobení přestavby strojů a v mnoha dalších oblastech. Takový program bude také sloužit ke zvýšení efektivity, pokud jde o řízení financí podniku. Především opět díky zvýšení automatizace některých procesů. Automatizace neznamená pouze nahrazení lidské činnosti příslušným počítačovým systémem. Znamená také menší počet chyb, a tím pádem i snížení nákladů. Lepší řízení dodavatelského řetězce, včetně skladu, je výhodou, která se využívá zejména v různých typech činností souvisejících se skladováním a e-commerce. Včasné dodávky a odhadování poptávky po daném zboží umožňují omezit na minimum dobu, po kterou bude zboží skladováno, což vede ke snížení souvisejících nákladů. Systém ERP však nemusí být využíván pouze pro procesy přímo související s interními činnostmi podniku. Může mimo jiné také umožnit lepší obsluhu zákazníků. To vše díky tomu, že právě v takovém systému budou k dispozici všechny potřebné informace o zákaznících firmy. Každý obchodník, marketingový pracovník nebo zaměstnanec oddělení vymáhání pohledávek bude moci snadno a rychle získat potřebné informace. Díky tomu je možné poskytovat lepší, tedy systémovější, zákaznický servis. Systém může obsahovat informace o daném zákazníkovi, tedy jeho kontaktní údaje, stejně jako záznamy o všech kontaktech s ním a také jeho objednávky. To vše výrazně zvyšuje úroveň zákaznického servisu.
Přečtěte si také: ERP a CRM – v čem se liší?
Kdy začít používat systém ERP
Ideálním okamžikem je vlastně zahájení podnikání. Právě tehdy to bude nejméně časově i zdrojově náročné. Všechny informace lze do tohoto systému zadávat hned od začátku, díky čemuž nehrozí riziko, že by při migraci z mnoha jiných programů něco bylo opomenuto. Průběžné zadávání všech informací také umožní, aby se na zavedení takového systému nemusely vynakládat další prostředky. Bohužel jeho zavedení v průběhu již probíhajícího podnikání s sebou nese buď nutnost najmout k tomu externí firmu, nebo práci po pracovní době, protože bude obtížné současně se věnovat běžným záležitostem a zároveň přenášet všechna data do tohoto pokročilého systému. Takové ideální situace se však vyskytují velmi zřídka, a proto jsou důvody, proč se firmy rozhodují pro zavedení systému ERP, velmi rozmanité.
Zastaralý software
Bohužel ne všichni výrobci své programy aktualizují, což vede k tomu, že i přes rozvoj firmy mají tyto programy stále stejné funkce, které s postupem času přestávají stačit. Často to souvisí také s tím, že tyto programy běží na omezených systémech, které již nelze nijak dále rozvíjet, nebo by to vyžadovalo prostředky, které by byly v poměru k ziskům nepřiměřené.
Široká škála programů
Problémem může být množství softwaru používaného ve firmě. Čím více programů se používá, tím větší jsou s tím spojené potíže. Za prvé, zaškolení nových zaměstnanců trvá mnohem déle a je mnohem složitější, protože místo vysvětlování fungování jednoho systému je třeba vysvětlit fungování několika systémů najednou. Někdy je nutné exportovat data z jednoho systému do druhého, což nelze vždy provést automaticky, což vyvolává frustraci v týmu a zbytečně zabírá potřebné zdroje.
Vysoké náklady na skladování nebo výrobu
Dobrý systém ERP umožňuje snížit obojí. Přesnější výpočet potřebného množství materiálů či zboží pomáhá zabránit jejich zbytečnému skladování. Výpočet doby, kdy budou potřebné, rovněž omezuje skladování. Ergonomičtější uspořádání zboží ve skladech má také vliv na náklady. Lepší správa strojů a omezení spotřeby energie umožňují ovlivnit měsíční provozní náklady. Takový systém dokáže jednoduše řádně sledovat skladové zásoby, analyzovat jejich spotřebu v různých obdobích, analyzovat využití jednotlivých zařízení či dokonce jednotlivých částí skladu a tím zvyšovat efektivitu.
Ruční procesy
Bohužel mnoho podniků stále provádí některé procesy ručně, ačkoli by to bylo možné do značné míry omezit. Takový ruční postup znamená především výrazně delší dobu potřebnou na stejný proces ve srovnání s tím, který provádí systém. Lidé dělají chyby, takže ruční provádění procesů s sebou může nést i omyly, které do jisté míry mohou ovlivnit náklady nebo efektivitu podniku.
Potíže s vyhledáváním informací
Často vede použití mnoha různých programů nebo neuspořádanost některých činností k obrovskému chaosu ve firmě. Důsledkem toho je nevědomost o tom, kde se konkrétní informace nacházejí. V důsledku toho se zaměstnanci musí pokaždé navzájem kontaktovat, aby získali potřebné údaje. Systém ERP je jednotný systém, díky čemuž se v něm vše snadno najde, hledání nezabere mnoho času, a lze tak urychlit některé procesy.
Neefektivní software
Jedná se o velmi častý problém, který často přímo souvisí s předchozím bodem, tedy se zastaralým softwarem. Množství dat v takovém systému s rozvojem firmy roste. V určitém okamžiku se tedy může stát, že systém již nebude schopen takové množství dat zvládnout. Samozřejmě bude většinou stále funkční, ale může například pracovat výrazně pomaleji, což ovlivňuje pohodlí při práci a rychlost jejího provádění. Místo toho, aby práci usnadňoval, bude tak jen zdrojem frustrace.
Zavedení systému ERP
Jedná se o mimořádně důležitou fázi, vlastně tu nejdůležitější, protože se skládá z mnoha prvků. Na začátku je zapotřebí provést odpovídající analýzu potřeb podniku, aby bylo možné vybrat takový systém, který tyto potřeby dokáže uspokojit. Je prostě nutné vědět, jaké procesy se ve firmě provádějí a jaký druh dat firma shromažďuje. To vše umožní vybrat vhodný systém ERP. Další fází je výběr těch funkcí v systému, které budou potřebné. Pokud se něco v současné době ve firmě nepoužívá, je lepší takovou funkci deaktivovat a zavést ji až tehdy, až se ukáže, že je potřebná. Následující fází je samotné spuštění implementace a migrace všech dat. V závislosti na systémech to může být velmi zdlouhavý proces. Je však důležité provést jej pečlivě, aby byla všechna data převedena do nového systému. Dalším krokem je seznámení uživatelů se systémem, tedy jejich řádné proškolení a přidělení rolí. To, že v systému bude 100 uživatelů, neznamená, že všichni musí mít stejná oprávnění; každý může mít přístup k jiné části systému. Dobrým nápadem je omezit přístup tak, aby každý měl možnost pracovat pouze v těch oblastech, které jsou pro jeho práci nezbytné. Tím se předejde nedorozuměním a zkrátí se čas potřebný k zavedení systému. Důležitý je také audit po takovém zavedení, stejně jako odpovídající IT podpora ze strany společnosti, která je zodpovědná za celý proces.
Offline nebo online, tedy lokálně nebo v cloudu
Na to je vlastně těžké odpovědět. Do značné míry to závisí na specifikách dané firmy. Pokud má firma rozvinuté IT oddělení, může být dobrým řešením lokální server, o který se bude starat právě toto oddělení. V případě, že firma takové oddělení nemá a všechny služby související s IT zadává externím dodavatelům, bude lepší volbou řešení v cloudu.
Shrnutí
Systém ERP integruje klíčové obchodní procesy do jednoho prostředí. Usnadňuje správu dat, automatizuje operace a podporuje rozhodování ve firmách různých velikostí.
Systém ERP přináší firmám řadu výhod. Umožňuje efektivní řízení podniku díky snížení nákladů, automatizaci procesů a jejich zrychlení. Bude vhodným řešením jak pro firmy, kde je software zastaralý, je ho příliš mnoho, je neefektivní, nebo kde se část procesů provádí ručně. V každém z těchto případů se výrazně zvýší komfort práce, stejně jako její rychlost a efektivita. Jeden systém znamená také méně chyb a rychlejší přístup k informacím. Důležité je pouze přizpůsobit systém potřebám firmy nebo vybrat takový ERP, který bude mít odpovídající funkce.
Otázky a odpovědi
Co znamená zkratka „ERP“?
ERP to je Enterprise Resource Planning, tedy plánování podnikových zdrojů.
Jaké oblasti systém „ERP“ pokrývá?
Nejčastěji se jedná o prodej, sklad, finance, účetnictví a výrobu.
Je systém ERP v B2B potřebný?
Ano, zejména tam, kde je velký počet objednávek a obchodních partnerů.