По мере развития компании растёт количество процессов, данных и взаимосвязей, которые сложно контролировать вручную. Именно в этот момент возникает необходимость внедрения системы ERP — инструмента, который упорядочивает управление ресурсами и интегрирует ключевые сферы деятельности предприятия.
Что такое ERP?
Это программное обеспечение, предназначенное для управления предприятием. Оно призвано помочь, а на самом деле — в определенной степени автоматизировать использование ресурсов. Это огромная база данных, в которую входят все данные компании. Важно именно то, что это интегрированный инструмент. В нём будут представлены данные из всех сфер деятельности предприятия: от маркетинга и продаж до бухгалтерского учёта и логистики. Кроме того, все сотрудники будут работать на основе данной системы. Поэтому это очень продвинутое программное обеспечение, которое фактически объединяет множество приложений, часто используемых отдельно друг от друга. Однако благодаря такой интеграции удаётся значительно сэкономить время. Никому не нужно переключаться между различными программами для получения конкретной информации; в системе ERP также упрощается взаимодействие между отдельными подразделениями.
Читайте также: Интернет-оптовая торговля — что это такое и как её организовать?
История системы ERP
Создать такие системы стало возможным лишь благодаря высокоразвитым информационным технологиям, однако их прототипы были известны уже после Второй мировой войны. Они назывались MRP, что в переводе с английского означает «планирование материальных ресурсов» (Material Resources Planning). Такая система, разумеется, аналоговая, в значительной степени охватывала все логистические процессы на предприятии — от объёмов заказов и потребностей до самого производства и логистики поставок. Появление компьютеров расширило возможности систем такого типа, в которых человек больше не был необходим на всех этапах их функционирования. В большинстве процессов его заменили компьютеры; увеличение вычислительной мощности, а также появление новых технологий разработки подобных приложений позволили создать очень комплексные системы ERP, объединяющие множество сфер деятельности.
Читайте также: Системы ERP: примеры программного обеспечения ERP, доступного на рынке
Для чего использовать систему ERP
Всё зависит от типа предприятия, на котором внедрена система. На самом деле её применение может быть весьма эффективным в любом предприятии, разумеется, при условии её правильного использования. На производственном предприятии система может служить для оптимизации производственных затрат за счёт минимизации расходов, повышения уровня автоматизации, оперативного расчёта потребности в материалах, более эффективной автоматизации и лучшей адаптации переналадки оборудования, а также во многих других областях. Такая программа также будет способствовать повышению эффективности управления финансами предприятия. Прежде всего, это снова достигается за счёт повышения уровня автоматизации определённых процессов. Автоматизация — это не только замена действий человека соответствующей компьютерной системой. Это также меньшее количество ошибок и, как следствие, сокращение затрат. Более эффективное управление цепочкой поставок, в том числе складом, представляет собой преимущество, которое особенно востребовано в различных видах деятельности, связанных со складированием и электронной коммерцией. Своевременные поставки и прогнозирование спроса на тот или иной товар позволяют свести к минимуму время хранения товаров на складе, что способствует сокращению связанных с этим затрат. Однако система ERP не обязательно должна использоваться исключительно для процессов, непосредственно связанных с внутренней деятельностью предприятия. Среди прочего, она также может способствовать улучшению обслуживания клиентов. Все благодаря тому, что именно в такой системе будет храниться вся необходимая информация о клиентах компании. Каждый торговый представитель, специалист по маркетингу или сотрудник отдела взыскания задолженностей сможет легко и быстро получить необходимую информацию. Благодаря этому становится возможным более качественное, поскольку более систематизированное, обслуживание клиентов. В системе может храниться информация о конкретном клиенте, а именно его контактные данные, а также записи обо всех взаимодействиях с ним и его заказах. Все это значительно повышает уровень обслуживания клиентов.
Читайте также: ERP и CRM — в чём их различия?
Когда следует начать использовать систему ERP
На самом деле идеальным моментом является начало деятельности. Именно тогда это потребует наименьших затрат как времени, так и ресурсов. Всю информацию можно с самого начала вводить в эту систему, благодаря чему исключается риск того, что при миграции из множества других программ что-то будет упущено. Ввод всей информации на постоянной основе также позволит не затрачивать дополнительные средства на внедрение такой системы. К сожалению, внедрение системы в ходе текущей деятельности сопряжено либо с привлечением для этого сторонней компании, либо с работой в нерабочее время, поскольку будет сложно одновременно заниматься текущими делами и переносить все данные в эту сложную систему. Однако такие идеальные ситуации возникают крайне редко, поэтому причины, по которым компании принимают решение о внедрении системы ERP, весьма разнообразны.
Устаревшее программное обеспечение
К сожалению, не все производители обновляют свои программы, в результате чего по мере развития компании они по-прежнему обладают теми же функциональными возможностями, которых со временем становится недостаточно. Часто это также связано с тем, что эти программы работают на ограниченных системах, которые уже невозможно как-либо развивать, либо это потребовало бы затрат, несоразмерных получаемой прибыли.
Многообразие программ
Проблемой может стать количество программного обеспечения, используемого в компании. Чем больше программ используется, тем серьезнее связанные с этим проблемы. Во-первых, на обучение новых сотрудников уходит значительно больше времени, и этот процесс становится гораздо сложнее, поскольку вместо того, чтобы объяснять им принцип работы одной системы, приходится делать это с несколькими. Иногда возникает необходимость экспортировать данные из одной системы в другую, что не всегда удаётся сделать автоматически; это вызывает как разочарование среди сотрудников, так и излишне отнимает необходимые ресурсы.
Высокие затраты на хранение или производство
Качественная система ERP позволяет сократить и то, и другое. Более точный расчёт необходимого количества материалов или товаров позволяет избежать их излишнего хранения. Расчёт сроков, когда они понадобятся, также сокращает объёмы хранения. Более эргономичное размещение товаров на складах также влияет на затраты. Более эффективное управление оборудованием и меры по сокращению энергопотребления позволяют снизить ежемесячные эксплуатационные расходы. Такая система способна надлежащим образом отслеживать запасы на складе, анализировать их расход в разные периоды, оценивать использование отдельного оборудования или даже отдельных зон склада и тем самым повышать эффективность работы.
Ручные процессы
К сожалению, многие предприятия до сих пор выполняют некоторые процессы вручную, хотя это можно в значительной степени сократить. Такое ручное выполнение, прежде всего, требует гораздо больше времени на тот же процесс по сравнению с его выполнением с помощью системы. Люди допускают ошибки, поэтому ручное выполнение процессов также может сопровождаться погрешностями, которые в той или иной степени могут влиять на затраты или эффективность работы предприятия.
Сложности с поиском информации
Зачастую наличие множества различных программ или отсутствие систематизации определенных действий приводит к огромному хаосу в компании. Следствием этого является отсутствие представления о том, где именно находится конкретная информация. В результате сотрудникам приходится каждый раз связываться друг с другом для получения тех или иных данных. Система ERP представляет собой единую платформу, благодаря чему в ней легко найти всё необходимое; поиск не занимает много времени, что позволяет ускорить некоторые процессы.
Неэффективное программное обеспечение
Это очень распространённая проблема, которая нередко напрямую связана с предыдущим пунктом, а именно с устаревшим программным обеспечением. Объём данных в такой системе растёт по мере развития компании. Поэтому в какой-то момент может оказаться, что система перестанет справляться с таким объёмом данных. Конечно, в большинстве случаев система будет по-прежнему работать, однако она может, например, значительно замедлиться, что скажется на комфорте работы и скорости её выполнения. Таким образом, вместо того чтобы облегчать работу, она станет лишь источником разочарования.
Внедрение системы ERP
Это чрезвычайно важный этап, по сути, самый важный, поскольку он состоит из множества элементов. Для начала необходимо провести надлежащий анализ потребностей предприятия, чтобы выбрать систему, способную их удовлетворить. Необходимо просто знать, какие процессы осуществляются в компании и какие данные она собирает. Все это позволит подобрать подходящую систему ERP. Следующий этап заключается в выборе тех функций системы, которые будут необходимы. Если какая-либо функция на данный момент не используется в компании, лучше отключить её и внедрить только тогда, когда она окажется необходимой. Следующим этапом является непосредственное запуск внедрения и миграция всех данных. В зависимости от существующих систем это может быть весьма трудоемким процессом. Однако важно выполнить его тщательно, чтобы все данные были перенесены в новую систему. Следующий этап — ознакомление пользователей с системой, то есть соответствующее обучение и присвоение им ролей. Тот факт, что в системе будет 100 пользователей, не означает, что все они должны иметь одинаковые права доступа; каждый может иметь доступ к разным разделам системы. Целесообразно ограничить доступ таким образом, чтобы каждый мог работать только в тех областях, которые необходимы ему для выполнения служебных обязанностей. Это позволит избежать недоразумений и сократить время, необходимое для внедрения системы. Важное значение имеют также аудит после внедрения и надлежащая ИТ-поддержка со стороны компании, отвечающей за весь процесс.
Офлайн или онлайн, то есть локально или в облаке
На самом деле на этот вопрос трудно ответить. Во многом это зависит от специфики компании. Если у компании есть развитый ИТ-отдел, то хорошим решением может стать локальный сервер, обслуживанием которого будет заниматься именно этот отдел. В случае, если такого отдела в компании нет и все ИТ-услуги передаются на аутсорсинг, более подходящим вариантом будет использование облачных технологий.
Заключение
Система ERP объединяет ключевые бизнес-процессы в единой среде. Она упрощает управление данными, автоматизирует операции и способствует принятию решений в компаниях различного размера.
Система ERP предоставляет компании целый ряд преимуществ. Она позволяет эффективно управлять предприятием за счёт сокращения затрат, автоматизации процессов и их ускорения. Это будет оптимальным решением как для компаний, где программное обеспечение устарело, его слишком много, оно неэффективно или просто часть процессов выполняется вручную. В каждом из этих случаев значительно повысится комфорт работы, а также её скорость и эффективность. Единая система также означает меньше ошибок и более быстрый доступ к информации. Важно лишь адаптировать систему к потребностям компании или выбрать такую систему ERP, которая будет обладать необходимыми функциональными возможностями.
Вопросы и ответы
Что означает аббревиатура ERP?
ERP — это Enterprise Resource Planning, то есть планирование ресурсов предприятия.
Какие сферы охватывает система ERP?
Чаще всего — отдел продаж, склад, финансовый отдел, бухгалтерия и производство.
Нужна ли система ERP в сфере B2B?
Да, особенно в тех случаях, когда имеется большое количество заказов и контрагентов.