С развитието на фирмата нараства броят на процесите, данните и взаимозависимостите, които е трудно да се контролират ръчно. Именно в такъв момент възниква необходимостта от внедряване на системата ERP – инструмент, който систематизира управлението на ресурсите и интегрира ключовите области на дейност на предприятието.
Какво представлява ERP?
Това е софтуер, предназначен за управление на предприятието. Той има за цел да подпомогне, а всъщност до известна степен и да автоматизира използването на ресурсите. Става дума за огромна база данни, която съдържа цялата информация за фирмата. Важното е именно това, че това е интегриран инструмент. В него ще се съдържат данни от всички сфери на предприятието – от маркетинга, през продажбите, до счетоводството и логистиката. Също така всички служители ще работят въз основа на такава система. Ето защо това е много усъвършенстван софтуер, който всъщност обединява много приложения, често използвани поотделно. Благодарение на тази интеграция обаче е възможно да се спести огромно количество време. Никой не трябва да превключва между различни програми, за да получи конкретна информация, а в системата ERP комуникацията между отделните отдели също е улеснена.
Прочетете още: Онлайн търговия на едро – какво представлява и как се създава?
История на ERP
Създаването на такива системи стана възможно едва благодарение на високоразвитата информационна технология, но техните прототипи бяха известни още след Втората световна война. Наричаха се MRP, от английското Material Resources Planning. Такава система, разбира се аналогова, обхващаше в голяма степен всички логистични процеси в предприятието – от обема на поръчките и потребностите, през самото производство, до логистиката на доставките. Появата на компютрите разшири възможностите на този тип системи, при които човек вече не беше необходим на всички етапи от функционирането им. В повечето процеси той беше заменен от компютрите, а увеличената изчислителна мощност, както и появата на нови техники за създаване на този тип приложения, позволиха да се създадат много комплексни и интегриращи множество области системи ERP.
Прочетете също: Програми ERP – примери за софтуер, предлаган на пазара ERP
За какво да използвате ERP
Всичко зависи от вида на предприятието, в което работи системата. Всъщност нейното приложение може да бъде много ефективно във всяко предприятие, като, разбира се, важно е тя да се използва по подходящ начин. В производствено предприятие системата може да служи за оптимизиране на производствените разходи чрез минимизиране на разходите, увеличаване на автоматизацията, ефикасно изчисляване на потребностите от материали, по-голяма автоматизация и по-добро адаптиране на пренастройването на машините, както и в много други области. Такова приложение ще допринесе и за повишаване на ефективността по отношение на финансовото управление на предприятието. Преди всичко отново чрез повишаване на автоматизацията на някои процеси. Автоматизацията не е само заместване на човешките действия с подходяща компютърна система. Тя означава и по-малко грешки, а оттам и намаляване на разходите. По-доброто управление на веригата на доставки, включително на склада, е предимство, което се използва особено в различни видове дейности, свързани със складирането и електронната търговия. Доставките в подходящо време и прогнозирането на търсенето на дадена стока позволяват да се сведе до минимум времето, през което стоките ще се съхраняват, което дава възможност за намаляване на свързаните с това разходи. Системата ERP обаче не трябва да се използва само за процеси, свързани пряко с вътрешните дейности на предприятието. Тя може, наред с другото, да позволи и по-добро обслужване на клиентите. Всичко това благодарение на факта, че именно в такава система ще се съхраняват всички необходими информации за клиентите на фирмата. Всеки търговец, маркетинг специалист или служител от отдела за събиране на вземания ще може лесно и бързо да получи необходимата информация. Благодарение на това е възможно по-добро, защото по-систематизирано, обслужване на клиентите. В него могат да се съдържат данни за даден клиент, т.е. неговите контактни данни, както и всички записани контакти с него, а също и неговите поръчки. Всичко това значително повишава стандарта на обслужване на клиентите.
Прочетете също: ERP и CRM – в какво се различават?
Кога да започнете да използвате системата ERP
Всъщност идеалният момент е в началото на дейността. Тогава това ще отнеме най-малко време и ресурси. Всички данни могат да се въвеждат в системата още от самото начало, благодарение на което няма риск нещо да бъде пропуснато при миграцията от много други програми. Въвеждането на всички данни в реално време ще позволи също така да не се ангажират допълнителни средства за внедряването на такава система. За съжаление, внедряването му по време на дейността е свързано или с наемането на външна фирма за тази цел, или с работа извън работното време, тъй като ще бъде трудно едновременно да се занимавате с текущите задачи и да прехвърляте всички данни в тази усъвършенствана система. Такива идеални ситуации обаче се случват много рядко, затова причините, поради които фирмите решават да внедрят системата ERP, са много различни.
Остаряло софтуерно обеспечение
За съжаление не всички производители актуализират своите програми, което води до това, че с развитието на фирмата те продължават да разполагат с едни и същи функционалности, които с времето престават да бъдат достатъчни. Това често е свързано и с факта, че тези програми работят на ограничени системи, които по никакъв начин вече не могат да бъдат разширени, или това би изисквало средства, които са несъразмерни спрямо печалбите.
Многообразие от програми
Проблемът може да се състои в количеството софтуер, използван във фирмата. Колкото повече програми се използват, толкова по-големи са свързаните с това проблеми. На първо място, за въвеждането на нови служители е необходимо значително повече време и това е много по-сложно, тъй като вместо да им се обяснява как работи една система, трябва да се направи същото с няколко. Понякога е необходимо да се експортират данни от една система в друга, което не винаги може да се направи автоматично, което води както до неудовлетворение сред екипа, така и до ненужно изразходване на необходими ресурси.
Високи разходи за складиране или производство
Една добра система за управление на складовете (ERP) позволява да се намалят и двете. По-точното изчисляване на необходимото количество материали или стоки позволява да се избегне ненужното им съхранение. Изчисляването на времето, в което те ще бъдат необходими, също ограничава съхранението. По-ергономичното подреждане на артикулите в складовете също оказва влияние върху разходите. По-доброто управление на машините и ограниченията по отношение на енергопотреблението позволяват да се повлияе на месечните разходи за поддръжка. Такова система просто може да следи състоянието на складовите наличности, да анализира тяхното потребление през различни периоди, да анализира използването на отделни устройства или дори зони в склада и по този начин да повиши ефективността.
Ръчни процеси
За съжаление, много предприятия все още извършват някои процеси ръчно, а това може да бъде значително ограничено. Такова ръчно изпълнение означава преди всичко значително повече време, необходимо за същия процес, в сравнение с този, изпълняван от системата. Хората правят грешки, така че ръчното изпълнение на процесите може да доведе и до грешки, които до известна степен могат да повлияят на разходите или ефективността на предприятието.
Трудности при намирането на информация
Често използването на много различни програми или липсата на систематизация на някои дейности води до огромен хаос в компанията. Последствието от това е липсата на информация за това къде се намират конкретни данни. В резултат на това служителите трябва всеки път да се свързват помежду си, за да получат някакви данни. Системата ERP е единна система, благодарение на която всичко се намира лесно в нея, не се изисква много време за търсене, което позволява ускоряването на някои процеси.
Неефективен софтуер
Това е много често срещан проблем, който нерядко е пряко свързан с предходната точка, а именно с остарялото софтуерно обеспечение. Обемът на данните в такава система нараства успоредно с развитието на фирмата. В даден момент може да се окаже, че системата вече не може да се справи с такъв обем данни. Разбира се, в повечето случаи той ще продължи да се използва, но може да работи, например, значително по-бавно, което се отразява на комфорта при работа и скоростта на нейното изпълнение. Така че, вместо да улеснява работата, той ще бъде само източник на неудовлетворение.
Внедряване на системата ERP
Това е изключително важен етап, всъщност най-важният, тъй като се състои от много елементи. В началото е необходим подходящ анализ на нуждите на предприятието, за да се избере такава система, която да може да ги задоволи. Просто трябва да се знае какви процеси се извършват във фирмата и какъв вид данни събира тя. Всичко това ще позволи да се избере подходящата система ERP. Следващият етап е изборът на онези функционалности в системата, които ще бъдат необходими. Ако нещо в момента не се използва в компанията, по-добре е да се деактивира тази функционалност и да се внедри едва когато се окаже необходима. Следващият етап е самото стартиране на внедряването и миграцията на всички данни. В зависимост от системите това може да бъде много трудоемък процес. Важно е обаче той да бъде изпълнен с голямо внимание, за да се гарантира, че всички данни са прехвърлени в новата система. Следващият етап е запознаването на потребителите със системата, т.е. подходящо обучение и определяне на техните роли. Фактът, че в системата ще има 100 потребители, не означава, че всички трябва да имат еднакви права – всеки може да има достъп до различна част от системата. Добра идея е достъпът да бъде ограничен така, че всеки да има възможност да работи само в онези области, които са му необходими за работата. Това ще позволи да се избегнат недоразумения и да се намали времето, необходимо за въвеждането на системата. Важен е също така одитът след такова внедряване, както и подходящата ИТ поддръжка от страна на фирмата, която отговаря за целия процес.
Офлайн или онлайн, т.е. локално или в облака
Всъщност е трудно да се отговори на този въпрос. До голяма степен това зависи от спецификата на фирмата. Ако тя разполага с добре развит ИТ-отдел, добро решение може да бъде локален сървър, за който ще се грижи именно ИТ-отделът. В случай че във фирмата няма такъв отдел и всички ИТ-услуги се възлагат на външни изпълнители, по-добрият вариант ще бъде работата в облака.
Обобщение
Системата ERP интегрира ключовите бизнес процеси в една среда. Тя улеснява управлението на данните, автоматизира операциите и подпомага вземането на решения в компании с различен размер.
Системата ERP предлага редица предимства за фирмата. Тя позволява ефективно управление на предприятието чрез намаляване на разходите, автоматизиране и ускоряване на процесите. Тя ще бъде добро решение както за фирми, в които софтуерът е остарял, прекалено много, неефективен, така и за такива, в които част от процесите се извършват ръчно. Във всеки от тези случаи комфортът на работата, както и нейната скорост и ефективност, ще се повишат значително. Единната система означава също по-малко грешки и по-бърз достъп до информация. Важно е само системата да бъде съобразена с нуждите на фирмата или да се избере такъв ERP, който да разполага с подходящи функционалности.
Въпроси и отговори
Какво означава съкращението ERP?
ERP това е Enterprise Resource Planning, т.е. планиране на ресурсите на предприятието.
Какви области обхваща системата ERP?
Най-често това са продажбите, складовото стопанство, финансите, счетоводството и производството.
Необходима ли е системата ERP в B2B?
Да, особено там, където има голям брой поръчки и контрагенти.