З розвитком компанії зростає кількість процесів, даних та взаємозалежностей, які важко контролювати вручну. Саме в цей момент виникає потреба у впровадженні системи ERP — інструменту, який впорядковує управління ресурсами та інтегрує ключові сфери діяльності підприємства.
Що таке ERP?
Це програмне забезпечення, призначене для управління підприємством. Воно покликане допомогти, а насправді — певною мірою автоматизувати використання ресурсів. Це величезна база даних, що містить усі дані компанії. Важливо саме те, що це інтегрований інструмент. У ньому будуть дані з усіх сфер діяльності підприємства: від маркетингу та продажів до бухгалтерського обліку та логістики. Також усі співробітники працюватимуть на основі такої системи. Тому це дуже просунуте програмне забезпечення, яке фактично об’єднує між собою багато додатків, що часто використовуються окремо. Однак завдяки такій інтеграції можна значно заощадити час. Нікому не доведеться перемикатися між різними програмами, щоб отримати конкретну інформацію, а в системі ERP також забезпечується зручна комунікація між окремими відділами.
Читайте також: Інтернет-оптовий магазин — що це таке і як його відкрити?
Історія ERP
Створити такі системи стало можливим лише завдяки високорозвиненим інформаційним технологіям, проте їхні прототипи були відомі вже після Другої світової війни. Вони називалися MRP, від англійського Material Resources Planning. Така система, звичайно ж аналогова, значною мірою охоплювала всі логістичні процеси на підприємстві — від обсягів замовлень і потреб до самого виробництва та логістики постачання. Поява комп’ютерів розширила можливості систем такого типу, де людина вже не була потрібна на всіх етапах функціонування такої системи. У більшості процесів її замінили комп’ютери; збільшена обчислювальна потужність, а також поява нових технологій створення такого роду додатків дозволили створити дуже комплексні системи ERP, що інтегрують багато сфер діяльності.
Читайте також: Програми ERP, або приклади програмного забезпечення, доступного на ринку ERP
Для чого використовувати ERP
Все залежить від типу підприємства, на якому працює система. Насправді її застосування може бути дуже ефективним у будь-якому бізнесі, звичайно, важливо правильно її використовувати. У виробничому підприємстві система може слугувати для оптимізації виробничих витрат шляхом мінімізації витрат, підвищення рівня автоматизації, ефективного розрахунку потреби в матеріалах, більшої автоматизації та кращого налаштування переналагодження верстатів, а також у багатьох інших сферах. Така програма також сприятиме підвищенню ефективності управління фінансами підприємства. Перш за все, знову ж таки, завдяки підвищенню рівня автоматизації окремих процесів. Автоматизація — це не лише заміна дій людини відповідною комп’ютерною системою. Це також менша кількість помилок, а отже, і скорочення витрат. Краще управління ланцюгом поставок, зокрема складом, — це перевага, яка особливо корисна у різних видах діяльності, пов’язаних зі складуванням та електронною комерцією. Своєчасні поставки та прогнозування попиту на певний товар дозволяють звести до мінімуму час зберігання товарів, що дає змогу зменшити пов’язані з цим витрати. Однак систему ERP не обов’язково використовувати лише для процесів, безпосередньо пов’язаних із внутрішньою діяльністю підприємства. Вона також може, серед іншого, сприяти покращенню обслуговування клієнтів. Все завдяки тому, що саме в такій системі зберігатимуться всі необхідні відомості про клієнтів компанії. Кожен продавець, маркетолог чи співробітник відділу стягнення заборгованості зможе легко та швидко отримати необхідну інформацію. Завдяки цьому стає можливим кращий, бо більш систематизований, сервіс для клієнтів. У системі можуть міститися відомості про конкретного клієнта, а саме його контактні дані, а також записані всі контакти з ним та його замовлення. Все це значно підвищує рівень обслуговування клієнтів.
Читайте також: ERP та CRM — чим вони відрізняються?
Коли почати користуватися системою ERP
Насправді ідеальним моментом є початок діяльності. Саме тоді це буде найменш трудомістким і ресурсоємним. Всю інформацію можна вносити в цю систему з самого початку, завдяки чому не буде ризику, що під час міграції з багатьох інших програм щось буде пропущено. Введення всієї інформації на поточній основі також дозволить не залучати додаткових коштів на впровадження такої системи. На жаль, впровадження системи під час поточної діяльності пов’язане або з залученням для цього зовнішньої компанії, або з роботою у позаробочий час, оскільки буде важко одночасно займатися поточними справами та переносити всі дані до цієї складної системи. Однак такі ідеальні ситуації трапляються дуже рідко, тому причини, через які компанії вирішують впровадити систему ERP, є дуже різними.
Застаріле програмне забезпечення
На жаль, не всі виробники оновлюють свої програми, через що, попри розвиток компанії, вони постійно залишаються з тими самими функціональними можливостями, яких з часом стає недостатньо. Це також часто пов’язано з тим, що ці програми працюють на обмежених системах, які вже неможливо розширити, або ж це вимагало б непропорційних витрат порівняно з прибутками.
Різноманітність програм
Проблемою може стати кількість програмного забезпечення, що використовується в компанії. Чим більше програм використовується, тим більші з цим пов’язані проблеми. По-перше, на адаптацію нових співробітників потрібно значно більше часу, і цей процес є набагато складнішим, оскільки замість того, щоб пояснювати їм роботу однієї системи, доводиться робити це для кількох. Іноді доводиться експортувати дані з однієї системи в іншу, що не завжди можна зробити автоматично, а це викликає як розчарування серед команди, так і марно витрачає необхідні ресурси.
Високі витрати на зберігання або виробництво
Ефективна система ERP дозволяє зменшити як одне, так і інше. Більш точний розрахунок необхідної кількості матеріалів або товарів дозволяє уникнути їх надмірного зберігання. Розрахунок часу, коли вони будуть потрібні, також обмежує обсяги зберігання. Більш ергономічне розміщення товарів на складах також впливає на витрати. Краще управління обладнанням та обмеження енергоспоживання дозволяють впливати на щомісячні витрати на утримання. Така система просто може належним чином відстежувати залишки на складі, аналізувати їхнє споживання в різні періоди, аналізувати використання окремих пристроїв або навіть зон складу і таким чином підвищувати ефективність.
Ручні процеси
На жаль, багато підприємств досі виконують деякі процеси вручну, хоча це можна значно скоротити. Таке ручне виконання, насамперед, вимагає значно більше часу на той самий процес, порівняно з тим, що виконується системою. Люди припускаються помилок, тому ручне виконання процесів може також супроводжуватися помилками, які в тій чи іншій мірі можуть впливати на витрати або ефективність підприємства.
Складність у пошуку інформації
Часто наявність безлічі різних програм або відсутність систематизації певних дій призводить до величезного хаосу в компанії. Наслідком цього є відсутність уявлення про те, де саме можна знайти конкретну інформацію. Як наслідок, співробітники змушені щоразу звертатися один до одного, щоб отримати необхідні дані. Система ERP — це єдина система, завдяки якій у ній легко знайти все, що потрібно, не витрачаючи багато часу на пошуки, а отже, можна прискорити певні процеси.
Неефективне програмне забезпечення
Це дуже поширена проблема, яка нерідко безпосередньо пов’язана з попереднім пунктом, а саме із застарілим програмним забезпеченням. Обсяг даних у такій системі зростає разом із розвитком компанії. Тому в якийсь момент може виявитися, що система перестане справлятися з таким обсягом даних. Звісно, в більшості випадків ним можна буде користуватися, однак він може працювати, наприклад, значно повільніше, що впливає на комфорт роботи та швидкість її виконання. Тож замість того, щоб полегшувати роботу, він стане лише причиною розчарування.
Впровадження системи ERP
Це надзвичайно важливий етап, насправді найважливіший, адже він складається з багатьох елементів. Насамперед потрібно провести відповідний аналіз потреб підприємства, щоб обрати таку систему, яка зможе їх задовольнити. Просто потрібно знати, які процеси відбуваються в компанії, які саме дані вона збирає. Все це дозволить підібрати відповідну систему ERP. Наступний етап — вибір тих функцій у системі, які будуть потрібні. Якщо щось на даний момент у компанії не використовується, краще вимкнути таку функцію й впровадити її лише тоді, коли вона виявиться необхідною. Наступний етап — власне запуск впровадження та міграція всіх даних. Залежно від систем, це може бути дуже копіткий процес. Однак важливо виконати його ретельно, щоб усі дані були перенесені до нової системи. Наступний етап — ознайомлення користувачів із системою, тобто відповідне навчання та призначення їм ролей. Те, що в системі буде 100 користувачів, не означає, що всі вони повинні мати однакові права доступу; кожен може мати доступ до іншої частини системи. Гарною ідеєю є таке обмеження доступу, щоб кожен мав можливість діяти лише в тих сферах, які йому необхідні для роботи. Це дозволить уникнути непорозумінь і скоротити час, необхідний для впровадження системи. Важливим є також аудит після такого впровадження, а також належна ІТ-підтримка з боку компанії, яка відповідає за весь процес.
Офлайн чи онлайн, тобто локально чи у хмарі
Насправді на це важко відповісти. Це значною мірою залежить від особливостей компанії. Якщо вона має розвинений ІТ-відділ, то хорошим рішенням може стати локальний сервер, обслуговуванням якого займатиметься саме цей відділ. У ситуації, коли такого відділу в компанії немає, а всі ІТ-послуги передаються на аутсорсинг, кращим варіантом буде робота в хмарі.
Підсумок
Система ERP об’єднує ключові бізнес-процеси в єдиному середовищі. Вона спрощує управління даними, автоматизує операції та сприяє прийняттю рішень у компаніях різного розміру.
Система ERP — це ціла низка переваг для компанії. Вона дозволяє ефективно керувати підприємством завдяки скороченню витрат, автоматизації процесів та їх прискоренню. Це буде хорошим рішенням як для компаній, де програмне забезпечення застаріле, його занадто багато, воно неефективне, так і для тих, де частина процесів виконується вручну. У кожному з цих випадків значно підвищиться комфорт роботи, а також її швидкість та ефективність. Єдина система — це також менше помилок і швидший доступ до інформації. Важливо лише адаптувати систему до потреб компанії або підібрати такий ERP, який матиме відповідні функціональні можливості.
Питання та відповіді
Що означає абревіатура ERP?
ERP це Enterprise Resource Planning, тобто планування ресурсів підприємства.
Які сфери охоплює система ERP?
Найчастіше — продаж, склад, фінанси, бухгалтерія та виробництво.
Чи потрібна система ERP у B2B?
Так, особливо там, де велика кількість замовлень і контрагентів.