Naarmate het bedrijf groeit, neemt ook het aantal processen, gegevens en onderlinge afhankelijkheden toe, die moeilijk handmatig te beheren zijn. Juist op dat moment ontstaat de behoefte aan de implementatie van een ERP-systeem – een hulpmiddel dat het beheer van bedrijfsmiddelen systematiseert en de belangrijkste bedrijfsactiviteiten integreert.
Wat is ERP?
Dit is software die wordt gebruikt voor het beheer van een onderneming. Het is bedoeld om te ondersteunen en in feite het gebruik van middelen tot op zekere hoogte te automatiseren. Het betreft een enorme database waarin alle bedrijfsgegevens zijn opgenomen. Het is juist belangrijk dat het om een geïntegreerde tool gaat. Hierin zijn gegevens uit alle bedrijfsonderdelen opgenomen: van marketing en verkoop tot boekhouding en logistiek. Ook zullen alle medewerkers op basis van dit systeem werken. Daarom is het zeer geavanceerde software die in feite vele, vaak afzonderlijk gebruikte applicaties met elkaar verbindt. Dankzij deze integratie is het echter mogelijk om enorm veel tijd te besparen. Niemand hoeft meer tussen verschillende programma’s te schakelen om specifieke informatie te verkrijgen, en binnen het systeem ERP verloopt de communicatie tussen de afzonderlijke afdelingen eveneens soepel.
Lees ook: Online groothandel – wat is dat en hoe richt u er een op?
De geschiedenis van de ERP
Pas dankzij de sterk ontwikkelde informatietechnologie werd het mogelijk om dergelijke systemen te ontwikkelen, hoewel de voorlopers ervan al na de Tweede Wereldoorlog bekend waren. Ze werden MRP genoemd, afgeleid van het Engelse Material Resources Planning. Een dergelijk systeem, uiteraard analoog, omvatte in grote mate alle logistieke processen binnen een onderneming, van de omvang van de bestellingen en de vraag tot de productie zelf en de logistiek van de levering. De opkomst van computers breidde de mogelijkheden van dit soort systemen uit, waarbij de mens niet langer in alle fasen van de werking van een dergelijk systeem nodig was. In de meeste processen werd hij vervangen door computers; de toegenomen rekenkracht en de opkomst van nieuwe technieken voor het ontwikkelen van dit soort applicaties maakten het mogelijk dat er zeer uitgebreide en vele gebieden integrerende systemen ontstonden ERP.
Lees ook: Programma’s ERP, oftewel voorbeelden van software die op de markt verkrijgbaar is ERP
Waarvoor kunt u ERP gebruiken?
Het hangt allemaal af van het soort onderneming waarin het systeem wordt ingezet. Het gebruik ervan kan in feite in elke onderneming zeer effectief zijn; uiteraard is het van belang dat het op de juiste wijze wordt toegepast. In een productiebedrijf kan het systeem dienen om de productiekosten te optimaliseren door kosten te minimaliseren, de automatisering te vergroten, de materiaalbehoefte efficiënt te berekenen, het omstellen van machines beter af te stemmen en op vele andere gebieden. Een dergelijk programma zal ook bijdragen aan het verhogen van de efficiëntie op het gebied van het financieel beheer van het bedrijf. Dit gebeurt in de eerste plaats door de automatisering van bepaalde processen te vergroten. Automatisering houdt niet alleen in dat menselijke handelingen worden vervangen door een geschikt computersysteem. Het betekent ook minder fouten en daarmee een kostenbesparing. Een beter beheer van de toeleveringsketen, waaronder het magazijn, is een voordeel dat met name wordt benut in diverse activiteiten op het gebied van opslag en e-commerce. Tijdige leveringen en het inschatten van de vraag naar een bepaald product maken het mogelijk de tijd dat goederen in het magazijn worden opgeslagen tot een minimum te beperken, waardoor de daarmee gepaard gaande kosten kunnen worden verlaagd. Het systeem ERP hoeft echter niet uitsluitend te worden gebruikt voor processen die rechtstreeks verband houden met de interne activiteiten van het bedrijf. Het kan onder andere ook bijdragen aan een betere klantenservice. Dit alles dankzij het feit dat in een dergelijk systeem alle benodigde informatie over de klanten van het bedrijf is opgenomen. Elke verkoper, marketingmedewerker of medewerker van de incassoafdeling kan op een eenvoudige en snelle manier de benodigde informatie opvragen. Hierdoor is een betere, omdat meer gestructureerde, klantenservice mogelijk. Het systeem kan informatie over een bepaalde klant bevatten, zoals zijn contactgegevens, alle geregistreerde contactmomenten met hem en zijn bestellingen. Dit alles verhoogt de kwaliteit van de klantenservice aanzienlijk.
Lees ook: ERP en CRM – waarin verschillen ze?
Wanneer dient u het systeem ERP te gaan gebruiken?
In feite is het moment waarop u uw bedrijf start het ideale moment. Op dat moment kost het de minste tijd en middelen. U kunt alle informatie vanaf het allereerste begin in dit systeem invoeren, waardoor er geen risico bestaat dat er tijdens de migratie vanuit diverse andere programma’s iets over het hoofd wordt gezien. Door alle informatie direct in te voeren, hoeft u bovendien geen extra middelen in te zetten voor de implementatie van een dergelijk systeem. Helaas brengt de implementatie ervan tijdens de lopende bedrijfsactiviteiten ofwel het inschakelen van een extern bedrijf, ofwel overwerk met zich mee, aangezien het moeilijk zal zijn om tegelijkertijd de dagelijkse zaken af te handelen en alle gegevens naar dit geavanceerde systeem over te zetten. Dergelijke ideale situaties komen echter zeer zelden voor; daarom zijn de redenen waarom bedrijven besluiten het systeem ERP in te voeren zeer uiteenlopend.
Verouderde software
Helaas werken niet alle fabrikanten hun programma’s bij, waardoor deze, naarmate het bedrijf groeit, steeds dezelfde functionaliteiten blijven bieden, die na verloop van tijd niet meer toereikend zijn. Dit hangt vaak ook samen met het feit dat deze programma’s draaien op beperkte systemen die op geen enkele manier meer kunnen worden uitgebreid, of waarbij dit onevenredig veel middelen zou vergen in verhouding tot de winst.
Een breed scala aan programma’s
Een probleem kan de hoeveelheid software zijn die binnen het bedrijf wordt gebruikt. Hoe meer programma’s er worden gebruikt, hoe groter de daarmee gepaard gaande problemen. Ten eerste kost het inwerken van nieuwe medewerkers aanzienlijk meer tijd en is dit veel ingewikkelder, aangezien men hen niet slechts één systeem hoeft uit te leggen, maar meerdere. Soms is het noodzakelijk om gegevens van het ene systeem naar het andere te exporteren; dit kan niet altijd automatisch worden uitgevoerd, wat zowel frustratie onder het team veroorzaakt als onnodig kostbare middelen in beslag neemt.
Hoge opslag- of productiekosten
Een goed systeem ERP maakt het mogelijk om zowel het ene als het andere te verminderen. Door de benodigde hoeveelheid materialen of goederen nauwkeuriger te berekenen, kan onnodige opslag worden voorkomen. Ook het berekenen van het tijdstip waarop deze nodig zullen zijn, beperkt de opslag. Een ergonomischere opslag van artikelen in magazijnen heeft eveneens invloed op de kosten. Een beter beheer van machines en beperkingen op het gebied van energieverbruik hebben een positieve invloed op de maandelijkse onderhoudskosten. Een dergelijk systeem kan de voorraadstanden adequaat monitoren, het verbruik in verschillende periodes analyseren, het gebruik van afzonderlijke apparaten of zelfs magazijnruimtes evalueren en op die manier de efficiëntie verhogen.
Handmatige processen
Helaas voeren veel bedrijven bepaalde processen nog steeds handmatig uit, terwijl dit in aanzienlijke mate kan worden beperkt. Een dergelijke handmatige werkwijze betekent vooral dat er aanzienlijk meer tijd nodig is voor hetzelfde proces, in vergelijking met wanneer dit door een systeem wordt uitgevoerd. Mensen maken fouten, dus het handmatig uitvoeren van processen kan ook leiden tot vergissingen die in zekere mate van invloed kunnen zijn op de kosten of de efficiëntie van het bedrijf.
Moeilijkheden bij het vinden van informatie
Vaak leiden de vele verschillende programma’s of het gebrek aan structuur bij bepaalde werkzaamheden tot enorme chaos binnen het bedrijf. Het gevolg hiervan is dat men niet weet waar bepaalde informatie zich bevindt. Als gevolg daarvan moeten medewerkers telkens contact met elkaar opnemen om bepaalde gegevens te verkrijgen. Het systeem ERP is één geïntegreerd systeem, waardoor alles gemakkelijk te vinden is; er is niet veel tijd nodig om te zoeken, waardoor bepaalde processen kunnen worden versneld.
Inefficiënte software
Dit is een veelvoorkomend probleem, dat vaak rechtstreeks verband houdt met het vorige punt, namelijk verouderde software. De hoeveelheid gegevens in een dergelijk systeem neemt toe naarmate het bedrijf groeit. Op een gegeven moment kan het dus gebeuren dat het systeem deze hoeveelheid gegevens niet meer aankan. Uiteraard blijft het systeem meestal wel functioneren, maar het kan bijvoorbeeld aanzienlijk trager werken, wat van invloed is op het werkcomfort en de snelheid waarmee het werk wordt uitgevoerd. In plaats van het werk te vergemakkelijken, zal het dus alleen maar een bron van frustratie zijn.
Implementatie van het systeem ERP
Dit is een uiterst belangrijke fase, in feite de belangrijkste, omdat deze uit vele onderdelen bestaat. Om te beginnen is een gedegen analyse van de behoeften van de onderneming nodig om een systeem te kiezen dat hieraan kan voldoen. Men moet eenvoudigweg weten welke processen er binnen het bedrijf plaatsvinden en wat voor soort gegevens er worden verzameld. Dit alles maakt het mogelijk om het juiste systeem te selecteren: ERP. De volgende fase bestaat uit het selecteren van de functionaliteiten in het systeem die nodig zullen zijn. Indien iets op dit moment binnen het bedrijf niet wordt gebruikt, is het beter om die functionaliteit uit te schakelen en deze pas te implementeren wanneer deze nodig blijkt te zijn. De volgende fase betreft de daadwerkelijke implementatie en de migratie van alle gegevens. Afhankelijk van de systemen kan dit een zeer moeizaam proces zijn. Het is echter van essentieel belang dat dit zorgvuldig wordt uitgevoerd, zodat alle gegevens naar het nieuwe systeem worden overgedragen. De volgende stap is het vertrouwd maken van de gebruikers met het systeem, dat wil zeggen het geven van de juiste training en het toekennen van rollen. Het feit dat er 100 gebruikers in het systeem zullen zijn, betekent niet dat iedereen dezelfde rechten moet hebben; iedereen kan toegang hebben tot een ander deel van het systeem. Het is een goed idee om de toegang zodanig te beperken dat iedereen alleen kan werken in de gebieden die voor zijn of haar werk noodzakelijk zijn. Dit voorkomt misverstanden en verkort de tijd die nodig is om het systeem in gebruik te nemen. Ook belangrijk zijn een audit na de implementatie en adequate IT-ondersteuning door het bedrijf dat verantwoordelijk is voor het gehele proces.
Offline of online, oftewel lokaal of in de cloud
Eerlijk gezegd is dit moeilijk te beantwoorden. Het hangt in grote mate af van de specifieke kenmerken van het bedrijf. Indien het bedrijf over een goed uitgebouwde IT-afdeling beschikt, kan een lokale server een goede oplossing zijn, die dan door die IT-afdeling wordt beheerd. Indien het bedrijf niet over een dergelijke afdeling beschikt en alle IT-gerelateerde diensten worden uitbesteed, is werken in de cloud de betere optie.
Samenvatting
Het ERP-systeem integreert essentiële bedrijfsprocessen in één omgeving. Het vergemakkelijkt het gegevensbeheer, automatiseert bedrijfsprocessen en ondersteunt de besluitvorming in bedrijven van verschillende omvang.
Het ERP-systeem biedt tal van voordelen voor uw onderneming. Het maakt een efficiënt bedrijfsbeheer mogelijk door kosten te beperken, processen te automatiseren en te versnellen. Het is een uitstekende oplossing voor bedrijven waar de software verouderd is, er te veel software wordt gebruikt, deze inefficiënt is of waar bepaalde processen nog handmatig worden uitgevoerd. In elk van deze gevallen zullen het werkcomfort, de snelheid en de efficiëntie aanzienlijk toenemen. Eén systeem betekent ook minder fouten en snellere toegang tot informatie. Het is alleen van belang dat het systeem wordt afgestemd op de behoeften van het bedrijf en dat er een ERP wordt gekozen dat over de juiste functionaliteiten beschikt.
Vragen en antwoorden
Wat betekent de afkorting ‘ERP’?
ERP dat is Enterprise Resource Planning, oftewel bedrijfsresourceplanning.
Welke gebieden bestrijkt het systeem ERP?
Meestal de afdelingen verkoop, magazijn, financiën, boekhouding en productie.
Is het systeem ERP nodig op B2B?
Ja, met name wanneer er sprake is van een groot aantal bestellingen en zakenpartners.