Įmonei augant, daugėja procesų, duomenų ir sąsajų, kuriuos sunku valdyti rankiniu būdu. Būtent tokiu momentu atsiranda poreikis įdiegti ERP sistemą – įrankį, kuris sutvarko išteklių valdymą ir integruoja pagrindines įmonės veiklos sritis.
Kas yra ERP?
Tai yra programinė įranga, skirta įmonės valdymui. Ji skirta padėti, o iš tikrųjų – tam tikru mastu automatizuoti išteklių naudojimą. Tai milžiniška duomenų bazė, kurią sudaro visi įmonės duomenys. Svarbu būtent tai, kad tai yra integruotas įrankis. Jame bus duomenys iš visų įmonės sričių: nuo rinkodaros ir pardavimų iki apskaitos ir logistikos. Be to, visi darbuotojai dirbs remdamiesi šia sistema. Todėl tai yra labai pažangi programinė įranga, kuri iš tiesų sujungia daugelį dažnai atskirai naudojamų programų. Tačiau tokia integracija leidžia sutaupyti labai daug laiko. Niekam nereikia perjunginėti skirtingų programų, norint gauti konkrečią informaciją, o ERP sistemoje taip pat lengva bendrauti tarp atskirų skyrių.
Taip pat skaitykite: Internetinė didmeninė prekyba – kas tai yra ir kaip ją įkurti?
ERP istorija
Tokias sistemas tapo įmanoma sukurti tik dėl labai išvystytos informacinių technologijų, tačiau jų pirmtakai buvo žinomi jau po Antrojo pasaulinio karo. Jos vadinosi MRP – pagal anglų kalbos santrumpą „Material Resources Planning“. Tokia sistema, žinoma, analoginė, apėmė didžiąją dalį visų įmonės logistikos procesų – nuo užsakymų ir poreikių apimties iki pačios gamybos ir baigiant pristatymo logistika. Kompiuterių atsiradimas išplėtė šio tipo sistemų galimybes, nes žmogus nebebuvo reikalingas visuose tokios sistemos veikimo etapuose. Daugumoje procesų jį pakeitė kompiuteriai, o padidėjęs skaičiavimo galingumas bei naujų šio tipo programų kūrimo technologijų atsiradimas leido sukurti labai kompleksines ir daugelį sričių integruojančias sistemas ERP.
Taip pat skaitykite: ERP programos, t. y. rinkoje siūlomų programų pavyzdžiai ERP
Kam naudoti ERP
Viskas priklauso nuo įmonės, kurioje veikia sistema, tipo. Iš tiesų ją taikyti gali būti labai veiksminga bet kokiame versle, žinoma, svarbu ją tinkamai panaudoti. Gamybos įmonėje sistema gali būti naudojama gamybos sąnaudų optimizavimui: sąnaudų mažinimui, automatizavimo didinimui, sklandžiam medžiagų poreikio apskaičiavimui, didesniam automatizavimui ir geresniam mašinų perkonfigūravimo pritaikymui bei daugelyje kitų sričių. Tokia programa taip pat padės padidinti įmonės finansų valdymo efektyvumą. Visų pirma, vėlgi padidinant tam tikrų procesų automatizavimą. Automatizavimas – tai ne tik žmogaus veiksmų pakeitimas atitinkama kompiuterine sistema. Tai taip pat reiškia mažesnį klaidų skaičių, o kartu ir sąnaudų sumažinimą. Geresnis tiekimo grandinės, įskaitant sandėlį, valdymas yra privalumas, kuris ypač naudingas įvairiose su sandėliavimu ir elektronine prekyba susijusiose veiklos srityse. Laiku atliekami pristatymai ir tam tikrų prekių paklausos prognozavimas leidžia iki minimumo sumažinti prekių sandėliavimo laiką, o tai savo ruožtu padeda sumažinti su tuo susijusias išlaidas. Tačiau ERP sistema nebūtinai turi būti naudojama tik procesams, tiesiogiai susijusiems su įmonės vidaus veikla. Ji taip pat gali, be kita ko, užtikrinti geresnį klientų aptarnavimą. Viskas dėl to, kad būtent tokioje sistemoje bus saugoma visa reikalinga informacija apie įmonės klientus. Kiekvienas pardavėjas, rinkodaros specialistas ar skolų išieškojimo skyriaus darbuotojas galės lengvai ir greitai gauti reikiamą informaciją. Dėl to tampa įmanoma teikti geresnį, nes labiau sistemingą, klientų aptarnavimą. Sistemoje gali būti informacija apie konkretų klientą, t. y. jo kontaktiniai duomenys, taip pat užregistruoti visi susisiekimai su juo ir jo užsakymai. Visa tai žymiai pakelia klientų aptarnavimo lygį.
Taip pat skaitykite: ERP ir CRM – kuo jie skiriasi?
Kada pradėti naudoti ERP sistemą?
Tiesą sakant, idealus momentas yra veiklos pradžia. Būtent tada tai pareikalaus mažiausiai laiko ir išteklių. Visą informaciją galima įvesti į šią sistemą nuo pat pradžių, todėl nekyla pavojaus, kad perkeliant duomenis iš daugelio kitų programų kas nors bus praleista. Visos informacijos įvedimas iš karto taip pat leis išvengti papildomų išlaidų tokios sistemos diegimui. Deja, sistemos diegimas jau veikiant verslui reiškia, kad teks samdyti išorinę įmonę arba dirbti viršvalandžius, nes bus sunku vienu metu tvarkyti einamuosius reikalus ir perkelti visus duomenis į šią sudėtingą sistemą. Tačiau tokios idealios situacijos pasitaiko labai retai, todėl priežastys, dėl kurių įmonės nusprendžia diegti sistemą ERP, yra labai įvairios.
Pasenusi programinė įranga
Deja, ne visi gamintojai atnaujina savo programas, todėl, įmonei augant, jų funkcionalumas lieka nepakitęs, o laikui bėgant to nebeužtenka. Tai dažnai susiję su tuo, kad šios programos veikia ribotose sistemose, kurių jau neįmanoma toliau plėtoti arba tai pareikalautų neproporcingai didelių išlaidų, palyginti su pelnu.
Programų gausa
Problema gali būti įmonėje naudojamos programinės įrangos kiekis. Kuo daugiau programų naudojama, tuo didesnės su tuo susijusios problemos. Pirma, naujų darbuotojų įdarbinimas užtrunka žymiai ilgiau ir yra daug sudėtingesnis, nes vietoj to, kad jiems būtų paaiškinta vienos sistemos veikimas, tenka tai daryti su keliomis. Kartais tenka eksportuoti duomenis iš vienos sistemos į kitą, o tai ne visada įmanoma padaryti automatiškai, todėl tai sukelia ne tik komandos narių nusivylimą, bet ir be reikalo eikvoja būtinus išteklius.
Didelės sandėliavimo arba gamybos išlaidos
Gera ERP sistema leidžia sumažinti tiek vieną, tiek kitą. Geriau apskaičiuojant reikalingą medžiagų ar prekių kiekį, galima išvengti jų nereikalingo sandėliavimo. Laiko, kuriuo jos bus reikalingos, apskaičiavimas taip pat sumažina sandėliavimo apimtis. Ergonomiškesnis prekių sandėliavimas taip pat daro įtaką sąnaudoms. Geresnis įrenginių valdymas ir energijos suvartojimo ribojimas leidžia daryti įtaką mėnesinėms eksploatacijos išlaidoms. Tokia sistema tiesiog gali tinkamai stebėti sandėliuojamų atsargų būklę, analizuoti jų suvartojimą įvairiais laikotarpiais, analizuoti atskirų įrenginių ar net sandėlio zonų naudojimą ir taip didinti efektyvumą.
Rankiniai procesai
Deja, daugelis įmonių vis dar kai kuriuos procesus atlieka rankiniu būdu, nors tai galima gerokai sumažinti. Tokie rankiniai veiksmai visų pirma reiškia, kad tam pačiam procesui atlikti reikia žymiai daugiau laiko, palyginti su tuo, kai jį atlieka sistema. Žmonės daro klaidų, todėl rankinis procesų vykdymas taip pat gali būti susijęs su klaidomis, kurios tam tikru mastu gali turėti įtakos įmonės sąnaudoms ar veiklos efektyvumui.
Sunkumai ieškant informacijos
Dažnai daugybė įvairių programų arba tam tikrų veiksmų nesistemingumas sukelia didžiulį chaosą įmonėje. Dėl to kyla problemų, nes nežinoma, kur galima rasti konkrečią informaciją. Dėl to darbuotojai kiekvieną kartą turi kreiptis vieni į kitus, norėdami gauti kokių nors duomenų. ERP sistema yra viena sistema, kurioje viską lengva rasti, paieškai nereikia daug laiko, todėl galima pagreitinti kai kuriuos procesus.
Nenaši programinė įranga
Tai labai dažna problema, kuri neretai yra tiesiogiai susijusi su ankstesniu punktu, t. y. pasenusia programine įranga. Duomenų kiekis tokioje sistemoje auga kartu su įmonės plėtra. Todėl tam tikru momentu gali paaiškėti, kad sistema nebegalės susidoroti su tokiu duomenų kiekiu. Žinoma, dažniausiai juo vis dar bus galima naudotis, tačiau jis gali veikti, pavyzdžiui, žymiai lėčiau, o tai daro įtaką darbo patogumui ir greičiui. Taigi, vietoj to, kad palengvintų darbą, jis taps tik frustracijos šaltiniu.
ERP sistemos įdiegimas
Tai yra nepaprastai svarbus etapas, iš tiesų svarbiausias, nes jį sudaro daugybė elementų. Pirmiausia reikia atlikti tinkamą įmonės poreikių analizę, kad būtų galima pasirinkti tokią sistemą, kuri galėtų tuos poreikius patenkinti. Tiesiog reikia žinoti, kokie procesai vyksta įmonėje, kokio pobūdžio duomenis ji renka. Visa tai leis pasirinkti tinkamą sistemą ERP. Kitas etapas – pasirinkti tas sistemos funkcijas, kurios bus reikalingos. Jei šiuo metu įmonėje kažkas nenaudojama, geriau tokią funkciją išjungti ir įdiegti ją tik tada, kai ji pasirodys reikalinga. Kitas etapas – pats diegimo paleidimas ir visų duomenų perkėlimas. Priklausomai nuo sistemų, tai gali būti labai kruopštus procesas. Tačiau svarbu jį atlikti kruopščiai, kad visi duomenys būtų perkelti į naują sistemą. Kitas etapas – vartotojų supažindinimas su sistema, t. y. atitinkamas mokymas ir vaidmenų priskyrimas. Tai, kad sistemoje bus 100 vartotojų, nereiškia, kad visi turi turėti tas pačias teises – kiekvienas gali turėti prieigą prie skirtingos sistemos dalies. Gera idėja yra apriboti prieigą taip, kad kiekvienas galėtų veikti tik tose srityse, kurios jam būtinos darbui. Tai leis išvengti nesusipratimų ir sutrumpinti sistemos įdiegimui reikalingą laiką. Taip pat svarbus auditas po tokio įdiegimo, taip pat tinkama IT parama iš įmonės, kuri yra atsakinga už visą procesą.
Neprisijungus ar prisijungus, t. y. lokaliai ar debesyje
Tiesą sakant, į šį klausimą sunku atsakyti. Tai didžiąja dalimi priklauso nuo įmonės specifikos. Jei įmonė turi gerai išvystytą IT skyrių, geras sprendimas gali būti vietinis serveris, kurį prižiūrės būtent tas IT skyrius. Tuo atveju, jei įmonėje tokio skyriaus nėra ir visos su IT susijusios paslaugos yra užsakomos išorės tiekėjams, geresnis pasirinkimas bus veikti debesyje.
Santrauka
ERP sistema integruoja pagrindinius verslo procesus į vieną aplinką. Ji palengvina duomenų valdymą, automatizuoja operacijas ir padeda priimti sprendimus įvairaus dydžio įmonėse.
Sistema ERP įmonei suteikia daug privalumų. Ji leidžia efektyviai valdyti įmonę, mažinant išlaidas, automatizuojant procesus ir juos pagreitinant. Tai bus geras sprendimas tiek įmonėms, kuriose programinė įranga yra pasenusi, jos per daug, ji neveiksminga, tiek toms, kuriose dalis procesų atliekama rankiniu būdu. Kiekvienu iš šių atvejų žymiai padidės darbo patogumas, greitis ir efektyvumas. Viena sistema taip pat reiškia mažiau klaidų ir greitesnę prieigą prie informacijos. Svarbu tik pritaikyti sistemą prie įmonės poreikių arba pasirinkti tokį ERP, kuris turės reikiamas funkcijas.
Klausimai ir atsakymai
Ką reiškia santrumpa ERP?
ERP tai Enterprise Resource Planning, kitaip tariant, įmonės išteklių planavimas.
Kokias sritis apima ERP sistema?
Dažniausiai – pardavimai, sandėlis, finansai, apskaita ir gamyba.
Ar ERP sistema reikalinga B2B?
Taip, ypač tais atvejais, kai užsakymų ir verslo partnerių skaičius yra didelis.