ระบบ ERP – มันคืออะไร และใช้เพื่ออะไร?

เมื่อบริษัทเติบโตขึ้น จำนวนกระบวนการ ข้อมูล และความสัมพันธ์ที่พึ่งพากันก็เพิ่มขึ้นตามไปด้วย ซึ่งทำให้การจัดการด้วยมือเป็นเรื่องที่ยากลำบาก จึงเป็นจุดที่จำเป็นต้องนำระบบบริหารจัดการทรัพยากร (ERP) มาใช้ – ซึ่งเป็นเครื่องมือที่ช่วยปรับปรุงการจัดการทรัพยากรให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น และบูรณาการพื้นที่สำคัญต่าง ๆ ในการดำเนินงานของบริษัท

ERP คืออะไร?

นี่คือซอฟต์แวร์ที่ออกแบบมาเพื่อบริหารจัดการธุรกิจ มีวัตถุประสงค์เพื่อช่วย – และในความเป็นจริง ก็ช่วยอัตโนมัติในระดับหนึ่ง – การใช้ทรัพยากร เป็นฐานข้อมูลขนาดใหญ่ที่รวมข้อมูลทั้งหมดของบริษัท สิ่งสำคัญคือมันเป็นเครื่องมือที่บูรณาการอย่างครบวงจร มันจะเก็บข้อมูลจากทุกด้านของธุรกิจ – ตั้งแต่การตลาดและการขาย ไปจนถึงการบัญชีและโลจิสติกส์ พนักงานทุกคนจะทำงานผ่านระบบนี้ด้วย ดังนั้น จึงเป็นซอฟต์แวร์ที่ทันสมัยมาก ซึ่งในทางปฏิบัติแล้ว รวมแอปพลิเคชันต่าง ๆ ที่มักถูกใช้งานแยกกันไว้เป็นหนึ่งเดียว อย่างไรก็ตาม ด้วยความบูรณาการนี้ จึงสามารถประหยัดเวลาได้มาก ไม่มีใครจำเป็นต้องสลับไปมาระหว่างโปรแกรมต่าง ๆ เพื่อหาข้อมูลเฉพาะ และระบบ ERP ยังช่วยอำนวยความสะดวกในการสื่อสารระหว่างแผนกต่าง ๆ ได้อีกด้วย

อ่านเพิ่มเติม: ธุรกิจขายส่งออนไลน์ – คืออะไร และทำอย่างไรเพื่อเริ่มต้นธุรกิจนี้?

ประวัติศาสตร์ของERP

ต้องรอจนกระทั่งเทคโนโลยีสารสนเทศที่พัฒนาอย่างก้าวหน้าจึงสามารถพัฒนาระบบดังกล่าวได้ แม้ว่าต้นแบบของระบบเหล่านี้จะเริ่มถูกใช้งานแล้วตั้งแต่หลังสงครามโลกครั้งที่สอง ระบบดังกล่าวมีชื่อว่า MRP ซึ่งเป็นตัวย่อของ Material Requirements Planning ระบบดังกล่าว ซึ่งแน่นอนว่าเป็นระบบอนาล็อก ครอบคลุมกระบวนการโลจิสติกส์ภายในบริษัทในวงกว้าง ตั้งแต่ปริมาณคำสั่งซื้อและความต้องการ ผ่านกระบวนการผลิตเอง ไปจนถึงโลจิสติกส์การส่งมอบ  การปรากฏตัวของคอมพิวเตอร์ได้ขยายขีดความสามารถของระบบดังกล่าว ซึ่งหมายความว่าไม่จำเป็นต้องมีการแทรกแซงของมนุษย์ในทุกขั้นตอนของการดำเนินงานของระบบอีกต่อไป คอมพิวเตอร์ได้แทนที่การแทรกแซงของมนุษย์ในกระบวนการส่วนใหญ่; ความสามารถในการประมวลผลที่เพิ่มขึ้น ร่วมกับการเกิดขึ้นของเทคนิคใหม่ในการพัฒนาแอปพลิเคชันดังกล่าว ได้ทำให้สามารถสร้างระบบ ERP ที่มีความซับซ้อนสูงและหลายฟังก์ชันได้

ดูเพิ่มเติม: โปรแกรม ERP – ตัวอย่างซอฟต์แวร์ที่มีจำหน่ายในตลาด ERP

ERP สามารถใช้เพื่ออะไรได้บ้าง?

ทุกอย่างขึ้นอยู่กับประเภทธุรกิจที่ระบบนี้ถูกนำไปใช้ ในความเป็นจริง ระบบนี้สามารถมีประสิทธิภาพสูงในองค์กรใดก็ตาม แต่แน่นอนว่าสิ่งสำคัญคือต้องใช้ระบบอย่างถูกต้อง ในบริษัทผลิต ระบบนี้สามารถใช้เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการควบคุมต้นทุนการผลิต โดยการลดค่าใช้จ่าย เพิ่มระดับการอัตโนมัติ คำนวณความต้องการวัสดุอย่างมีประสิทธิภาพ เพิ่มการอัตโนมัติในกระบวนการต่าง ๆ และปรับปรุงการประสานงานในการเปลี่ยนเครื่องจักรให้ดียิ่งขึ้น รวมถึงด้านอื่น ๆ อีกมากมาย โปรแกรมดังกล่าวยังช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการบริหารจัดการการเงินของบริษัทด้วย ที่สำคัญที่สุดคือ สิ่งนี้สามารถบรรลุได้อีกครั้งด้วยการเพิ่มระดับการอัตโนมัติของกระบวนการบางประเภท การอัตโนมัติไม่ใช่เพียงการแทนที่งานของมนุษย์ด้วยระบบคอมพิวเตอร์ที่เหมาะสม แต่ยังหมายถึงการลดข้อผิดพลาด และส่งผลให้ต้นทุนลดลงด้วย การจัดการห่วงโซ่อุปทานที่ดีขึ้น รวมถึงการจัดการคลังสินค้า เป็นประโยชน์ที่ได้รับการนำไปใช้โดยเฉพาะอย่างยิ่งในกิจกรรมคลังสินค้าประเภทต่าง ๆ และธุรกิจอีคอมเมิร์ซ การส่งสินค้าตามกำหนดเวลาและการคาดการณ์ความต้องการของสินค้าเฉพาะช่วยลดระยะเวลาที่สินค้าถูกเก็บไว้ในสต็อก ซึ่งส่งผลให้ลดค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องได้ อย่างไรก็ตาม ระบบ ERP ไม่จำเป็นต้องใช้เฉพาะกับกระบวนการที่เกี่ยวข้องโดยตรงกับการดำเนินงานภายในของบริษัทเท่านั้น แต่ยังสามารถช่วยปรับปรุงการให้บริการลูกค้าให้ดีขึ้นได้อีกด้วย เนื่องจากระบบดังกล่าวจะเก็บข้อมูลทั้งหมดที่จำเป็นเกี่ยวกับลูกค้าของบริษัท ทุกพนักงานขาย ผู้เชี่ยวชาญด้านการตลาด หรือสมาชิกในทีมเก็บหนี้ จะสามารถเข้าถึงข้อมูลที่จำเป็นได้อย่างรวดเร็วและง่ายดาย ซึ่งช่วยให้การให้บริการลูกค้าดีขึ้นและมีระบบระเบียบมากขึ้น ระบบนี้อาจเก็บข้อมูลเกี่ยวกับลูกค้าเฉพาะราย รวมถึงข้อมูลติดต่อ ประวัติการติดต่อทั้งหมดกับลูกค้า และคำสั่งซื้อของพวกเขา ข้อมูลทั้งหมดนี้ช่วยยกระดับมาตรฐานการให้บริการลูกค้าอย่างมีนัยสำคัญ

ดูเพิ่มเติม: ERP และ CRM – ความแตกต่างระหว่างทั้งสองคืออะไร?

เมื่อใดคุณควรเริ่มใช้ระบบERP?

ความจริงแล้ว เวลาที่เหมาะสมที่สุดคือเมื่อคุณเริ่มธุรกิจครั้งแรก นั่นคือช่วงที่การดำเนินการจะใช้เวลาและทรัพยากรน้อยที่สุด คุณสามารถป้อนข้อมูลทั้งหมดเข้าสู่ระบบตั้งแต่เริ่มต้นได้ ซึ่งจะช่วยหลีกเลี่ยงความเสี่ยงที่ข้อมูลบางส่วนอาจถูกละเลยระหว่างการย้ายข้อมูลจากโปรแกรมอื่น ๆ การป้อนข้อมูลทั้งหมดไปพร้อมกับการดำเนินธุรกิจยังหมายความว่าคุณไม่จำเป็นต้องจัดสรรทรัพยากรเพิ่มเติมเพื่อนำระบบดังกล่าวมาใช้ น่าเสียดายที่การนำระบบนี้มาใช้ในขณะที่ธุรกิจกำลังดำเนินการอยู่แล้วนั้น ต้องจ้างบริษัทภายนอกหรือทำงานล่วงเวลา เพราะจะยากที่จะจัดการกับงานประจำวันไปพร้อมกับการโอนข้อมูลทั้งหมดไปยังระบบขั้นสูงนี้ อย่างไรก็ตาม สถานการณ์ที่อุดมคติเช่นนี้เกิดขึ้นได้น้อยมาก ซึ่งนี่คือเหตุผลที่บริษัทต่าง ๆ มีเหตุผลที่หลากหลายในการตัดสินใจนำระบบ ERP มาใช้

ซอฟต์แวร์ที่ล้าสมัย

น่าเสียดายที่ไม่ใช่ทุกผู้ผลิตจะอัปเดตซอฟต์แวร์ของตน ซึ่งหมายความว่าเมื่อบริษัทเติบโตขึ้น ซอฟต์แวร์ดังกล่าวจะยังคงมีฟังก์ชันการทำงานเดิมอยู่ ซึ่งในที่สุดก็จะไม่เพียงพออีกต่อไป นอกจากนี้ ปัญหานี้มักเกี่ยวข้องกับความจริงที่ว่า ซอฟต์แวร์ดังกล่าวทำงานบนระบบที่มีข้อจำกัด ซึ่งไม่สามารถพัฒนาต่อได้ในทางใดทางหนึ่ง หรือหากจะพัฒนาต่อ ก็จำเป็นต้องใช้ทรัพยากรที่ไม่สมดุลกับกำไรที่ได้รับ

โปรแกรมที่หลากหลาย

จำนวนซอฟต์แวร์ที่ใช้ภายในบริษัทอาจกลายเป็นปัญหาได้ ยิ่งใช้โปรแกรมมากเท่าไร ปัญหาที่เกี่ยวข้องก็ยิ่งเพิ่มขึ้นเท่านั้น ก่อนอื่น การฝึกอบรมพนักงานใหม่จะใช้เวลานานขึ้นอย่างมาก และกระบวนการก็ซับซ้อนขึ้นมาก เพราะแทนที่จะอธิบายวิธีการทำงานของระบบเดียว คุณต้องอธิบายระบบหลายระบบ บางครั้งจำเป็นต้องส่งข้อมูลจากระบบหนึ่งไปยังระบบอื่น ซึ่งไม่สามารถทำแบบอัตโนมัติได้เสมอไป ทำให้ทีมงานรู้สึกหงุดหงิด และผูกมัดทรัพยากรสำคัญไว้โดยไม่จำเป็น

ค่าใช้จ่ายในการเก็บรักษาหรือผลิตที่สูง

ระบบบริหารจัดการคลังสินค้า (ERP) ที่ดีจะช่วยลดทั้งสองปัจจัยนี้ การคำนวณปริมาณวัสดุหรือสินค้าที่จำเป็นอย่างแม่นยำยิ่งขึ้นจะช่วยหลีกเลี่ยงการเก็บสต็อกเกินความจำเป็น การคำนวณเวลาที่สินค้าจะจำเป็นใช้ยังช่วยลดการเก็บสต็อกเกินความจำเป็นได้อีกด้วย การจัดเก็บสินค้าในคลังสินค้าตามหลักการยศาสตร์ (ergonomics) ก็มีผลต่อค่าใช้จ่ายเช่นกัน การบริหารจัดการเครื่องจักรที่ดีขึ้นและมาตรการลดการบริโภคพลังงานช่วยลดค่าใช้จ่ายการดำเนินงานรายเดือน ระบบดังกล่าวสามารถติดตามระดับสต็อกได้อย่างมีประสิทธิภาพ วิเคราะห์การบริโภคในช่วงเวลาต่าง ๆ ประเมินการใช้งานของอุปกรณ์แต่ละชิ้น หรือแม้กระทั่งพื้นที่เฉพาะในคลังสินค้า และด้วยเหตุนี้จึงช่วยเพิ่มประสิทธิภาพได้

กระบวนการแบบมือ

น่าเสียดายที่ธุรกิจหลายแห่งยังคงดำเนินการบางขั้นตอนด้วยมืออยู่ แม้ว่าสามารถลดการดำเนินการดังกล่าวลงได้อย่างมาก การทำงานด้วยมือเช่นนี้ทำให้ขั้นตอนดังกล่าวใช้เวลานานกว่ามากเมื่อเทียบกับการดำเนินการผ่านระบบ มนุษย์มักทำผิดพลาด ดังนั้นการดำเนินการกระบวนการด้วยมือจึงอาจก่อให้เกิดข้อผิดพลาด ซึ่งอาจส่งผลต่อค่าใช้จ่ายหรือประสิทธิภาพของบริษัทได้ในระดับหนึ่ง

ความยากลำบากในการค้นหาข้อมูล

บ่อยครั้ง การใช้โปรแกรมต่าง ๆ จำนวนมาก หรือการจัดระเบียบที่ไม่ดีในกิจกรรมบางด้าน มักก่อให้เกิดความสับสนวุ่นวายอย่างมากภายในบริษัท ซึ่งส่งผลให้ไม่ทราบว่าข้อมูลเฉพาะนั้นสามารถหาได้ที่ใด ผลคือ พนักงานต้องติดต่อกันทุกครั้งที่ต้องการข้อมูลบางอย่าง ระบบ ERP เป็นแพลตฟอร์มเดียว ทำให้การค้นหาข้อมูลภายในระบบเป็นเรื่องง่าย และใช้เวลาค้นหาไม่นาน จึงสามารถเร่งกระบวนการทำงานบางอย่างให้เร็วขึ้นได้

ซอฟต์แวร์ที่ทำงานไม่ประสิทธิภาพ

นี่เป็นปัญหาที่พบได้บ่อยมาก ซึ่งมักเกี่ยวข้องโดยตรงกับประเด็นก่อนหน้านี้ นั่นคือ ซอฟต์แวร์ที่ล้าสมัย ปริมาณข้อมูลในระบบดังกล่าวจะเพิ่มขึ้นตามการขยายตัวของบริษัท ดังนั้น ในบางจุด ระบบอาจไม่สามารถรับมือกับปริมาณข้อมูลดังกล่าวได้ แน่นอนว่าโดยทั่วไประบบยังคงใช้งานได้อยู่ แต่อาจทำงานช้าลงอย่างมาก ซึ่งส่งผลต่อความสะดวกและความเร็วในการทำงาน ดังนั้น แทนที่จะทำให้งานง่ายขึ้น ระบบนี้กลับกลายเป็นแหล่งความหงุดหงิดแทน

การนำระบบERPมาใช้

นี่เป็นขั้นตอนที่สำคัญอย่างยิ่ง – หรืออาจกล่าวได้ว่าเป็นขั้นตอนที่สำคัญที่สุด – เนื่องจากประกอบด้วยองค์ประกอบหลายประการ ก่อนอื่น ต้องมีการวิเคราะห์ความต้องการของบริษัทอย่างละเอียด เพื่อเลือกระบบที่สามารถตอบสนองความต้องการเหล่านั้นได้ คุณเพียงต้องทราบว่ากระบวนการใดถูกดำเนินการภายในบริษัท และข้อมูลประเภทใดที่บริษัทเก็บรวบรวม ข้อมูลทั้งหมดนี้จะช่วยให้คุณเลือกระบบที่เหมาะสมได้ ERP ขั้นตอนต่อไปคือการเลือกคุณสมบัติของระบบที่จำเป็น หากคุณสมบัติใดนั้นยังไม่ถูกใช้งานในบริษัทในขณะนี้ ควรปิดใช้งานไว้ก่อน และนำมาใช้เมื่อจำเป็นเท่านั้น ขั้นตอนต่อไปคือการเริ่มการนำระบบไปใช้งานจริงและย้ายข้อมูลทั้งหมด ซึ่งขึ้นอยู่กับระบบที่เกี่ยวข้อง กระบวนการนี้อาจใช้เวลามากและต้องใช้แรงงานมาก อย่างไรก็ตาม การดำเนินการนี้ต้องทำอย่างละเอียดถี่ถ้วน เพื่อรับประกันว่าข้อมูลทั้งหมดถูกโอนย้ายไปยังระบบใหม่ ขั้นตอนต่อไปคือการให้ผู้ใช้คุ้นเคยกับระบบ ซึ่งหมายถึงการจัดฝึกอบรมที่เหมาะสมและกำหนดบทบาทให้ผู้ใช้ การที่มีผู้ใช้ 100 คนในระบบ ไม่ได้หมายความว่าทุกคนจำเป็นต้องมีสิทธิ์การเข้าถึงที่เหมือนกัน; ผู้ใช้แต่ละคนอาจมีสิทธิ์เข้าถึงส่วนต่าง ๆ ของระบบได้ การจำกัดสิทธิ์การเข้าถึงเพื่อให้ทุกคนสามารถทำงานได้เฉพาะในส่วนที่จำเป็นสำหรับงานของตนเท่านั้น เป็นแนวทางที่ดี สิ่งนี้จะช่วยหลีกเลี่ยงความเข้าใจผิดและลดเวลาที่จำเป็นในการนำระบบมาใช้ นอกจากนี้ ยังสำคัญที่จะดำเนินการตรวจสอบหลังการนำระบบมาใช้ รวมถึงการรับรองว่ามีการสนับสนุนด้านไอทีที่เหมาะสมจากบริษัทที่รับผิดชอบกระบวนการทั้งหมด

แบบออฟไลน์หรือออนไลน์: ในระบบท้องถิ่นหรือบนคลาวด์

ความจริงแล้วการตอบคำถามนี้ค่อนข้างยาก เพราะขึ้นอยู่กับลักษณะเฉพาะของบริษัทเป็นหลัก หากบริษัทมีแผนกไอทีที่จัดตั้งขึ้นอย่างมั่นคง เซิร์ฟเวอร์ภายในที่บริหารจัดการโดยแผนกดังกล่าวอาจเป็นทางเลือกที่ดี แต่หากบริษัทไม่มีแผนกดังกล่าวและบริการที่เกี่ยวข้องกับไอทีทั้งหมดถูกส่งไปให้บริษัทภายนอกจัดการ การใช้ระบบคลาวด์จะเป็นทางเลือกที่ดีกว่า

สรุป

ระบบERPผสานกระบวนการธุรกิจหลักไว้ในสภาพแวดล้อมเดียว ระบบนี้ช่วยให้การจัดการข้อมูลง่ายขึ้น อัตโนมัติการดำเนินงาน และสนับสนุนการตัดสินใจในบริษัททุกขนาด
ระบบ ERP มอบประโยชน์มากมายให้กับธุรกิจ โดยช่วยให้การบริหารจัดการธุรกิจมีประสิทธิภาพมากขึ้นผ่านการลดต้นทุน การอัตโนมัติกระบวนการ และการเร่งความเร็วของกระบวนการต่างๆ นี่เป็นโซลูชันที่เหมาะสมสำหรับบริษัทที่มีซอฟต์แวร์ล้าสมัย มีซอฟต์แวร์มากเกินไป ทำงานไม่มีประสิทธิภาพ หรือมีกระบวนการบางส่วนที่ยังดำเนินการด้วยมือ ในทุกกรณีดังกล่าว ระบบนี้จะช่วยปรับปรุงสภาพการทำงาน รวมถึงความเร็วและประสิทธิภาพได้อย่างมีนัยสำคัญ ระบบเดียวนี้ยังช่วยลดข้อผิดพลาดและเพิ่มความเร็วในการเข้าถึงข้อมูลอีกด้วย สิ่งสำคัญคือปรับระบบให้เหมาะสมกับความต้องการของบริษัท หรือเลือกโซลูชันอย่าง ERP ที่เสนอฟังก์ชันการทำงานที่เหมาะสม

คำถามและคำตอบ

ตัวย่อ ERP หมายถึงอะไร?

ERP นี่คือตัวย่อของ Enterprise Resource Planning หรือระบบวางแผนทรัพยากรองค์กร

ระบบ ERP ครอบคลุมพื้นที่ใดบ้าง?

โดยทั่วไปแล้ว ได้แก่ ฝ่ายขาย ฝ่ายคลังสินค้า ฝ่ายการเงิน ฝ่ายบัญชี และฝ่ายผลิต

ระบบ ERP เป็นสิ่งจำเป็นที่ B2B หรือไม่?

ใช่ครับ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อมีจำนวนคำสั่งซื้อและผู้รับจ้างจำนวนมาก