A vállalat fejlődésével egyre növekszik azoknak a folyamatoknak, adatoknak és összefüggéseknek a száma, amelyeket kézzel nehéz ellenőrizni. Pontosan ilyen pillanatban merül fel az igény a ERP rendszer bevezetésére – egy olyan eszközre, amely rendszert teremt az erőforrások kezelésében, és integrálja a vállalat kulcsfontosságú tevékenységi területeit.
Mi is az a ERP?
Ez egy vállalatirányítási szoftver. Célja, hogy segítse – sőt, bizonyos mértékben automatizálja – az erőforrások kihasználását. Ez egy hatalmas adatbázis, amely a vállalat összes adatait tartalmazza. Fontos éppen az, hogy ez egy integrált eszköz. A vállalat minden területéről származó adatok megtalálhatók benne: a marketingtől kezdve az értékesítésen át a könyvelésig és a logisztikáig. Emellett az összes alkalmazott is ezt a rendszert fogja használni. Ezért ez egy nagyon fejlett szoftver, amely valójában számos, gyakran külön-külön használt alkalmazást egyesít magában. Az ilyen integrációnak köszönhetően azonban hatalmas időmegtakarítás érhető el. Senkinek nem kell különböző programok között váltogatnia, hogy konkrét információkhoz jusson, és a ERP rendszerben az egyes részlegek közötti kommunikáció is egyszerű.
Olvassa el még: Online nagykereskedelem – mi is az, és hogyan lehet létrehozni?
ERP története
Az ilyen rendszerek létrehozását csak a fejlett informatikai technológia tette lehetővé, azonban elődeik már a második világháború után is ismertek voltak. MRP-nek hívták őket, az angol Material Resources Planning kifejezésből. Egy ilyen rendszer – természetesen analóg formában – nagyrészt lefedte a vállalat összes logisztikai folyamatát, a megrendelések és a szükségletek mennyiségétől kezdve a gyártáson át egészen a szállítási logisztikáig. A számítógépek megjelenése kibővítette az ilyen típusú rendszerek lehetőségeit, ahol már nem volt szükség emberre a rendszer működésének minden szakaszában. A folyamatok többségében a számítógépek vették át a helyét; a megnövekedett számítási teljesítmény, valamint az ilyen típusú alkalmazások fejlesztésére szolgáló új technikák megjelenése lehetővé tette olyan rendkívül komplex, számos területet integráló rendszerek létrehozását, mint a ERP.
Olvassa el még: ERP programok, azaz a piacon elérhető szoftverek példái ERP
Mire használható a ERP?
Minden attól függ, hogy milyen típusú vállalkozásban működik a rendszer. Alkalmazása valójában bármely vállalkozásban nagyon hatékony lehet, természetesen fontos lesz a megfelelő kihasználása. Egy gyártóvállalatnál a rendszer a gyártási költségek optimalizálására szolgálhat a költségek minimalizálása, az automatizálás fokozása, az anyagszükséglet hatékony kiszámítása, a gépek átállításának nagyobb mértékű automatizálása és jobb összehangolása, valamint számos egyéb területen. Egy ilyen program a vállalat pénzügyi irányításának hatékonyságát is növeli. Elsősorban ismét bizonyos folyamatok automatizálásának fokozásával. Az automatizálás nem csupán az emberi tevékenységek megfelelő számítógépes rendszerrel való helyettesítését jelenti. Ez egyúttal kevesebb hibát is jelent, és ezáltal a költségek csökkentését is. A szállítói lánc – beleértve a raktárkezelést is – hatékonyabb irányítása olyan előny, amelyet különösen a raktározással és az e-kereskedelemmel kapcsolatos különféle tevékenységek során hasznosítanak. A megfelelő időben történő szállítások, valamint az adott árucikk iránti kereslet becslése lehetővé teszi a raktározási idő minimálisra csökkentését, ami a kapcsolódó költségek csökkentését eredményezi. A ERP rendszer azonban nem feltétlenül csak a vállalat belső működéséhez közvetlenül kapcsolódó folyamatokhoz használható. Többek között a jobb ügyfélszolgálatot is lehetővé teheti. Mindezt annak köszönhetően, hogy egy ilyen rendszerben megtalálhatók a vállalat ügyfeleivel kapcsolatos összes szükséges információ. Minden értékesítő, marketinges és a behajtási osztály munkatársa könnyen és gyorsan hozzáférhet a szükséges információkhoz. Ezáltal jobb, azaz rendszerezettebb ügyfélszolgálat valósítható meg. A rendszerben megtalálhatók az adott ügyfélre vonatkozó információk, azaz elérhetőségei, valamint az összes vele folytatott kapcsolat és megrendelései. Mindez jelentősen emeli az ügyfélszolgálat színvonalát.
Olvassa el még: ERP és CRM – miben különböznek egymástól?
Mikor érdemes elkezdeni használni az ERP rendszert?
Valójában a vállalkozás indításakor van a legideálisabb időpont. Ekkor igényli a legkevesebb időt és erőforrást. Az összes információt már a kezdetektől fogva be lehet vinni ebbe a rendszerbe, így nem áll fenn annak a kockázata, hogy a számos más programból történő átállás során valami kimaradjon. Az adatok folyamatos rögzítése azt is lehetővé teszi, hogy ne kelljen további forrásokat fordítani a rendszer bevezetésére. Sajnos a rendszer üzemeltetés közbeni bevezetése vagy egy külső cég megbízásával, vagy túlórával jár, mivel nehéz lesz egyszerre foglalkozni a folyó ügyekkel és az összes adatot átvinni ebbe a fejlett rendszerbe. Az ilyen ideális helyzetek azonban nagyon ritkán fordulnak elő, ezért a cégeknek nagyon különböző okai vannak arra, hogy a ERP rendszer bevezetése mellett döntsenek.
Elavult szoftver
Sajnos nem minden gyártó frissíti a szoftvereit, ami azt eredményezi, hogy a vállalat fejlődésével párhuzamosan ezek a programok továbbra is ugyanazokkal a funkciókkal rendelkeznek, amelyek idővel már nem elegendőek. Ez gyakran azzal is összefügg, hogy ezek a programok korlátozott rendszereken futnak, amelyeket már semmilyen módon nem lehet továbbfejleszteni, vagy ez a nyereséghez képest aránytalanul nagy erőfeszítéseket igényelne.
A programok sokasága
Problémát jelenthet a vállalatnál használt szoftverek száma. Minél több programot használnak, annál nagyobbak a ezzel kapcsolatos problémák. Először is, az új munkatársak betanítása sokkal több időt igényel, és sokkal bonyolultabb is, mivel nem egy, hanem több rendszer működését kell elmagyarázni nekik. Néha szükség van az adatok egyik rendszerből a másikba történő exportálására, ami nem mindig végezhető el automatikusan, így ez egyrészt frusztrációt okoz a csapat tagjai körében, másrészt feleslegesen leköt a szükséges erőforrásokat.
Magas raktározási vagy gyártási költségek
Egy jó rendszer ERP segítségével mindkettőt csökkenteni lehet. Az anyagok vagy áruk szükséges mennyiségének pontosabb kiszámítása lehetővé teszi a felesleges raktározás elkerülését. Azon időpont kiszámítása, amikor szükség lesz rájuk, szintén csökkenti a raktározási igényt. A raktárakban történő, ergonómikusabb áru-tárolás szintén hatással van a költségekre. A gépek hatékonyabb irányítása és az energiafogyasztás korlátozása révén befolyásolhatók a havi fenntartási költségek. Egy ilyen rendszer egyszerűen képes megfelelően nyomon követni a raktárkészleteket, elemezni azok felhasználását különböző időszakokban, valamint az egyes berendezések vagy akár a raktár egyes területeinek kihasználtságát, és így növelni a hatékonyságot.
Kézi folyamatok
Sajnos sok vállalat még mindig bizonyos folyamatokat manuálisan hajt végre, pedig ezt jelentősen le lehetne csökkenteni. Az ilyen manuális működés elsősorban azt jelenti, hogy ugyanazon folyamat elvégzéséhez lényegesen több időre van szükség, mint a rendszer által végrehajtott folyamat esetében. Az emberek hibáznak, így a folyamatok kézi végrehajtása hibákkal is járhat, amelyek bizonyos mértékben befolyásolhatják a vállalat költségeit vagy hatékonyságát.
Nehézségek az információk megtalálásában
Gyakran előfordul, hogy a sokféle program vagy bizonyos tevékenységek rendszertelensége hatalmas káoszt okoz a vállalatnál. Ennek következménye, hogy nem tudják, hol találhatók az egyes információk. Ennek következtében a munkatársaknak minden alkalommal kapcsolatba kell lépniük egymással, hogy megszerezzék a szükséges adatokat. A ERP rendszer egy egységes rendszer, amelyben minden könnyen megtalálható, a keresés nem igényel sok időt, így egyes folyamatok felgyorsíthatók.
Hatástalan szoftver
Ez egy nagyon gyakori probléma, amely nem ritkán közvetlenül összefügg az előző ponttal, azaz az elavult szoftverrel. Az ilyen rendszerben tárolt adatmennyiség a vállalat fejlődésével együtt növekszik. Egy bizonyos ponton tehát előfordulhat, hogy a rendszer már nem képes megbirkózni az ilyen mennyiségű adattal. Természetesen többnyire továbbra is használni fogják, de például jelentősen lelassulhat, ami rontja a munkavégzés kényelmét és sebességét. Így ahelyett, hogy megkönnyítené a munkát, csak frusztrációt okoz.
ERP rendszer bevezetése
Ez egy rendkívül fontos szakasz, sőt, valójában a legfontosabb, mivel számos elemből áll. Először is alaposan fel kell mérni a vállalat igényeit, hogy olyan rendszert válasszunk, amely képes azokat kielégíteni. Egyszerűen tudni kell, hogy milyen folyamatok zajlanak a vállalatnál, és milyen típusú adatokat gyűjt. Mindez lehetővé teszi a megfelelő rendszer kiválasztását: ERP. A következő lépés a rendszerben szükséges funkciók kiválasztása. Ha valamit jelenleg a vállalatnál nem használnak, jobb, ha azt a funkciót kikapcsolják, és csak akkor vezetik be, amikor szükségessé válik. A következő lépés maga a bevezetés elindítása és az összes adat áttelepítése. A rendszerektől függően ez nagyon fáradságos folyamat lehet. Fontos azonban, hogy ezt aprólékosan végezzük el, hogy az összes adat átkerüljön az új rendszerbe. A következő lépés már a felhasználók megismertetése a rendszerrel, azaz a megfelelő képzés és a szerepkörök kiosztása. Az, hogy a rendszerben 100 felhasználó lesz, nem jelenti azt, hogy mindenkinek ugyanazokkal a jogosultságokkal kell rendelkeznie; mindenki hozzáférhet a rendszer egy-egy másik részéhez. Jó ötlet a hozzáférést úgy korlátozni, hogy mindenki csak azokban a területeken tudjon tevékenykedni, amelyek a munkájához elengedhetetlenek. Ezzel elkerülhetők a félreértések, és csökkenthető a rendszer bevezetéséhez szükséges idő. Fontos továbbá a bevezetést követő audit, valamint a megfelelő IT-támogatás is, amelyet a teljes folyamatért felelős cég biztosít.
Offline vagy online, azaz helyben vagy a felhőben
Valójában nehéz erre válaszolni. Ez nagymértékben a vállalat sajátosságaitól függ. Ha a vállalatnak fejlett IT-részlege van, akkor jó megoldás lehet egy helyi szerver, amelynek karbantartását éppen az IT-részleg végzi. Ha viszont a vállalatnál nincs ilyen részleg, és az összes IT-szolgáltatást kiszervezik, akkor a felhőalapú megoldás lesz a jobb választás.
Összefoglalás
A ERP rendszer a legfontosabb üzleti folyamatokat egyetlen környezetben integrálja. Megkönnyíti az adatkezelést, automatizálja a műveleteket és támogatja a döntéshozatalt különböző méretű vállalatoknál.
A ERP rendszer számos előnnyel jár a vállalat számára. Lehetővé teszi a vállalkozás hatékony irányítását a költségek csökkentése, a folyamatok automatizálása és felgyorsítása révén. Kiváló megoldás mindazok számára, akiknél a szoftver elavult, túl sok, nem hatékony, vagy egyszerűen csak a folyamatok egy részét manuálisan végzik. Minden ilyen esetben jelentősen javul a munkavégzés kényelme, valamint a sebesség és a hatékonyság. Az egységes rendszer emellett kevesebb hibát és gyorsabb hozzáférést biztosít az információkhoz. Csak az a fontos, hogy a rendszert a vállalat igényeihez igazítsák, illetve olyan ERP rendszert válasszanak, amely rendelkezik a megfelelő funkciókkal.
Kérdések és válaszok
Mit jelent a ERP rövidítés?
ERP azaz az Enterprise Resource Planning, vagyis a vállalati erőforrás-tervezés.
Mely területeket fedi le a ERP rendszer?
Leggyakrabban az értékesítés, a raktár, a pénzügyek, a könyvelés és a gyártás.
Szükség van-e az ERP rendszerre a B2B oldalon?
Igen, különösen ott, ahol nagy a megrendelések és a szerződő felek száma.