Con la crescita dell’azienda aumenta il numero di processi, dati e interrelazioni che risultano difficili da gestire manualmente. È proprio in questo momento che emerge la necessità di implementare un sistema di gestione integrata (ERP), uno strumento che organizza la gestione delle risorse e integra le aree chiave dell’attività aziendale.
Che cos’è ERP?
Si tratta di un software destinato alla gestione aziendale. Il suo scopo è quello di facilitare e, in una certa misura, automatizzare l’utilizzo delle risorse. Si tratta di un’enorme banca dati che raccoglie tutte le informazioni relative all’azienda. Ciò che conta è proprio il fatto che si tratti di uno strumento integrato. Al suo interno saranno presenti i dati provenienti da tutti i settori dell’azienda: dal marketing alle vendite, passando per la contabilità e la logistica. Anche tutti i dipendenti opereranno sulla base di tale sistema. Si tratta quindi di un software molto avanzato, che di fatto riunisce in un unico sistema numerose applicazioni, spesso utilizzate separatamente. Tuttavia, grazie a tale integrazione, è possibile ottenere un enorme risparmio di tempo. Nessuno deve passare da un programma all’altro per ottenere informazioni specifiche; inoltre, nel sistema ERP, la comunicazione tra i singoli reparti risulta agevole.
Legga anche: Negozio all’ingrosso online: che cos’è e come si avvia?
La storia dell'ERP
Solo lo sviluppo avanzato della tecnologia informatica ha reso possibile la creazione di tali sistemi; tuttavia, i loro prototipi erano già noti dopo la Seconda Guerra Mondiale. Si chiamavano MRP, dall’inglese Material Resources Planning. Tale sistema, ovviamente analogico, copriva in larga misura tutti i processi logistici dell’azienda, dal volume degli ordini e del fabbisogno, alla produzione stessa, fino alla logistica delle consegne. L’avvento dei computer ha ampliato le potenzialità di questo tipo di sistemi, rendendo superflua la presenza umana in tutte le fasi operative. Nella maggior parte dei processi, l’uomo è stato sostituito dai computer; la maggiore potenza di calcolo, insieme alla nascita di nuove tecniche di sviluppo di questo tipo di applicazioni, ha permesso la creazione di sistemi ERP estremamente complessi e in grado di integrare molteplici aree.
Legga anche: Programmi ERP, ovvero esempi di software disponibili sul mercato ERP
A cosa serve ERP
Tutto dipende dal tipo di azienda in cui opera il sistema. Il suo impiego, in realtà, può rivelarsi molto efficace in qualsiasi contesto aziendale; ovviamente, sarà fondamentale utilizzarlo in modo adeguato. In un’azienda manifatturiera, il sistema può servire a ottimizzare i costi di produzione riducendoli al minimo, aumentando l’automazione, calcolando in modo efficiente il fabbisogno di materiali, migliorando l’adeguamento delle macchine e in molti altri ambiti. Tale programma contribuirà inoltre ad accrescere l’efficienza nella gestione finanziaria dell’azienda. Soprattutto, ancora una volta, grazie a una maggiore automazione di alcuni processi. L’automazione non consiste solo nella sostituzione delle attività umane con un adeguato sistema informatico. Significa anche un minor numero di errori e, di conseguenza, una riduzione dei costi. Una migliore gestione della catena di fornitura, compreso il magazzino, rappresenta un vantaggio particolarmente sfruttato in vari tipi di attività legate allo stoccaggio e all’e-commerce. Consegne puntuali e la stima della domanda di un determinato prodotto consentono di ridurre al minimo il tempo di stoccaggio delle merci, il che permette di ridurre i costi ad esso associati. Tuttavia, il sistema ERP non deve necessariamente essere utilizzato solo per i processi direttamente collegati alle attività interne dell’azienda. Può anche, tra l’altro, consentire un miglior servizio al cliente. Tutto ciò grazie al fatto che in tale sistema saranno disponibili tutte le informazioni necessarie relative ai clienti dell’azienda. Ogni addetto alle vendite, al marketing o al reparto recupero crediti potrà ottenere le informazioni necessarie in modo semplice e rapido. Ciò consente un servizio clienti migliore, poiché più sistematico. Il sistema può contenere informazioni relative a un determinato cliente, ovvero i suoi dati di contatto, nonché la cronologia di tutte le interazioni avute con lui e i suoi ordini. Tutto ciò eleva notevolmente lo standard del servizio clienti.
Legga anche: ERP e CRM – in cosa differiscono?
Quando è opportuno iniziare a utilizzare il sistema ERP
In realtà, il momento ideale è l’avvio dell’attività. È in quel momento che il processo richiederà meno tempo e risorse. È possibile inserire tutte le informazioni in questo sistema sin dall’inizio, evitando così il rischio che, durante la migrazione da numerosi altri programmi, qualcosa venga tralasciato. L’inserimento tempestivo di tutte le informazioni consentirà inoltre di non dover destinare risorse aggiuntive all’implementazione di tale sistema. Purtroppo, l’implementazione del sistema nel corso dell’attività comporta o il ricorso a una società esterna, oppure il lavoro fuori orario, poiché sarà difficile occuparsi contemporaneamente delle questioni correnti e trasferire tutti i dati in questo sistema avanzato. Tuttavia, tali situazioni ideali si verificano molto raramente; pertanto, i motivi per cui le aziende decidono di implementare il sistema ERP sono molto diversi.
Software obsoleto
Purtroppo non tutti i produttori aggiornano i propri programmi, il che fa sì che, con la crescita dell’azienda, essi mantengano sempre le stesse funzionalità, che col tempo smettono di essere sufficienti. Ciò è spesso legato anche al fatto che tali programmi funzionano su sistemi limitati, che non è più possibile potenziare in alcun modo, oppure il cui potenziamento richiederebbe risorse sproporzionate rispetto ai profitti.
Ampia gamma di programmi
Un problema potrebbe essere rappresentato dalla quantità di software utilizzato in azienda. Maggiore è il numero di programmi utilizzati, maggiori sono le difficoltà che ne derivano. In primo luogo, l’inserimento dei nuovi dipendenti richiede molto più tempo ed è molto più complesso, poiché invece di spiegare loro il funzionamento di un unico sistema, è necessario farlo con diversi sistemi. Talvolta è necessario esportare i dati da un sistema all’altro; non sempre ciò può essere effettuato automaticamente, il che causa frustrazione tra i membri del team e comporta un inutile dispendio di risorse indispensabili.
Elevati costi di stoccaggio o di produzione
Un buon sistema ERP consente di ridurre sia gli uni che gli altri. Una migliore stima della quantità necessaria di materiali o merci permette di evitare un immagazzinamento superfluo. Anche la previsione del momento in cui saranno necessari contribuisce a limitare lo stoccaggio. Inoltre, uno stoccaggio più ergonomico degli articoli nei magazzini incide sui costi. Una migliore gestione dei macchinari e le misure di contenimento del consumo energetico consentono di incidere sui costi mensili di manutenzione. Un sistema di questo tipo è in grado di monitorare adeguatamente le giacenze di magazzino, analizzarne il consumo nei vari periodi, esaminare l’utilizzo dei singoli macchinari o persino delle aree del magazzino e, in tal modo, aumentare l’efficienza.
Processi manuali
Purtroppo molte aziende svolgono ancora alcuni processi manualmente, mentre ciò potrebbe essere ridotto in misura significativa. Tale approccio manuale comporta, innanzitutto, un tempo notevolmente maggiore necessario per lo stesso processo, rispetto a quello eseguito dal sistema. Le persone commettono errori; pertanto, l’esecuzione manuale dei processi può comportare anche errori che, in una certa misura, possono influire sui costi o sull’efficienza dell’azienda.
Difficoltà nell’individuare le informazioni
Spesso l’utilizzo di numerosi programmi diversi o la mancanza di un approccio sistematico in alcune attività porta a un enorme caos all’interno dell’azienda. La conseguenza di ciò è l’incapacità di individuare dove si trovino informazioni specifiche. Di conseguenza, i dipendenti sono costretti a contattarsi a vicenda ogni volta per ottenere determinati dati. Il sistema ERP rappresenta un unico sistema, grazie al quale è facile trovare tutto; non occorre molto tempo per le ricerche, consentendo così di accelerare alcuni processi.
Software poco efficiente
Si tratta di un problema molto comune, che spesso è direttamente collegato al punto precedente, ovvero al software obsoleto. La quantità di dati in un sistema di questo tipo aumenta di pari passo con la crescita dell’azienda. A un certo punto, quindi, potrebbe verificarsi che il sistema non riesca più a gestire tale mole di dati. Naturalmente, nella maggior parte dei casi sarà ancora possibile utilizzarlo, ma potrebbe, ad esempio, funzionare in modo notevolmente più lento, con ripercussioni sul comfort lavorativo e sulla rapidità di esecuzione delle attività. Anziché facilitare il lavoro, diventerà quindi solo motivo di frustrazione.
Implementazione del sistema ERP
Si tratta di una fase estremamente importante, anzi la più importante in assoluto, poiché comprende numerosi elementi. Innanzitutto è necessaria un’adeguata analisi delle esigenze dell’azienda, al fine di scegliere un sistema in grado di soddisfarle. È semplicemente necessario conoscere quali processi vengono svolti in azienda e quale tipo di dati essa raccoglie. Tutto ciò consentirà di selezionare il sistema più adatto ERP. La fase successiva consiste nella selezione delle funzionalità del sistema che saranno effettivamente necessarie. Se al momento una determinata funzionalità non viene utilizzata in azienda, è preferibile disattivarla e implementarla solo quando si rivelerà necessaria. La fase successiva riguarda l’avvio dell’implementazione e la migrazione di tutti i dati. A seconda dei sistemi, questo può rivelarsi un processo molto laborioso. Tuttavia, è fondamentale eseguirlo con meticolosità, affinché tutti i dati vengano trasferiti al nuovo sistema. La fase successiva consiste nel familiarizzare gli utenti con il sistema, ovvero fornire loro una formazione adeguata e assegnare loro i ruoli. Il fatto che nel sistema vi siano 100 utenti non significa che tutti debbano avere le stesse autorizzazioni; ciascuno può avere accesso a una parte diversa del sistema. È buona norma limitare l’accessibilità in modo che ciascuno possa operare solo nelle aree strettamente necessarie al proprio lavoro. Ciò consentirà di evitare malintesi e di ridurre i tempi necessari per l’implementazione del sistema. È inoltre importante effettuare un audit dopo tale implementazione, nonché garantire un adeguato supporto informatico da parte dell’azienda responsabile dell’intero processo.
Offline o online, ovvero in locale o nel cloud
In realtà è difficile rispondere a questa domanda. Dipende in larga misura dalle specificità dell’azienda. Se l’azienda dispone di un reparto IT ben strutturato, una buona soluzione potrebbe essere un server locale, di cui si occuperà proprio il reparto IT. Nel caso in cui l’azienda non disponga di un tale reparto e tutti i servizi informatici siano esternalizzati, l’opzione migliore sarà quella di operare nel cloud.
Sintesi
Il sistema ERP integra i processi aziendali chiave in un unico ambiente. Semplifica la gestione dei dati, automatizza le operazioni e supporta il processo decisionale in aziende di diverse dimensioni.
Il sistema ERP offre una serie di vantaggi per l’azienda. Consente una gestione efficiente dell’impresa grazie alla riduzione dei costi, all’automazione dei processi e alla loro accelerazione. Rappresenta una soluzione ottimale sia per le aziende in cui il software è obsoleto, eccessivo, inefficiente, sia per quelle in cui una parte dei processi viene ancora svolta manualmente. In ciascuno di questi casi, il comfort lavorativo, così come la rapidità e l’efficienza, aumenteranno in modo significativo. Un unico sistema comporta inoltre un minor numero di errori e un accesso più rapido alle informazioni. È fondamentale solo adattare il sistema alle esigenze dell’azienda o scegliere un ERP dotato delle funzionalità adeguate.
Domande e risposte
Cosa significa l'acronimo ERP?
ERP Si tratta dell’Enterprise Resource Planning, ovvero la pianificazione delle risorse aziendali.
Quali ambiti copre il sistema ERP?
Più comunemente: vendite, magazzino, finanza, contabilità e produzione.
Il sistema ERP è necessario su B2B?
Sì, soprattutto laddove vi sia un numero elevato di ordini e di contraenti.