I takt med at bedriften vokser, øker antallet prosesser, data og avhengigheter som er vanskelige å kontrollere manuelt. Det er nettopp i et slikt øyeblikk at det oppstår et behov for å innføre et system for ERP – et verktøy som systematiserer ressursstyringen og integrerer sentrale områder av bedriftens virksomhet.
Hva er ERP?
Dette er programvare som brukes til å administrere virksomheten. Den skal hjelpe til med – og i en viss grad automatisere – ressursutnyttelsen. Det er en enorm database som inneholder alle selskapets data. Det viktige er nettopp at dette er et integrert verktøy. Det vil inneholde data fra alle områder av bedriften – fra markedsføring og salg til regnskap og logistikk. Alle ansatte vil også arbeide ut fra et slikt system. Derfor er dette en svært avansert programvare som i realiteten kobler sammen mange applikasjoner som ofte brukes hver for seg. Takket være denne integrasjonen er det imidlertid mulig å spare enormt mye tid. Ingen trenger å bytte mellom ulike programmer for å hente frem bestemte opplysninger, og i systemet ERP er det også enkelt å kommunisere mellom de ulike avdelingene.
Les også: Nettbasert grossistvirksomhet – hva er det, og hvordan starter man en slik virksomhet?
ERPs historie
Det var først den høyt utviklede IT-teknologien som gjorde det mulig å utvikle slike systemer, men forløperne til disse var allerede kjent etter andre verdenskrig. De ble kalt MRP, etter det engelske uttrykket Material Resources Planning. Et slikt system, som selvfølgelig var analogt, omfattet i stor grad alle logistikkprosessene i bedriften – fra ordremengder og behov, via selve produksjonen, til leveringslogistikk. Fremveksten av datamaskiner utvidet mulighetene for denne typen systemer, der menneskelig innblanding ikke lenger var nødvendig i alle faser av systemets drift. I de fleste prosesser ble mennesket erstattet av datamaskiner; økt datakraft samt utviklingen av nye teknikker for å lage denne typen applikasjoner gjorde det mulig å utvikle svært komplekse systemer som integrerte mange områder ERP.
Les også: Programmer ERP – eksempler på programvare som er tilgjengelig på markedet ERP
Hva kan man bruke ERP til?
Alt avhenger av hvilken type virksomhet systemet brukes i. Det kan faktisk være svært effektivt i enhver virksomhet, men det er selvfølgelig viktig å bruke det på riktig måte. I en produksjonsbedrift kan systemet brukes til å optimalisere produksjonskostnadene ved å minimere kostnadene, øke automatiseringen, beregne materialbehovet effektivt, øke automatiseringen og bedre tilpasse omstilling av maskiner, samt på mange andre områder. Et slikt program vil også bidra til å øke effektiviteten når det gjelder bedriftens økonomistyring. Først og fremst igjen ved å øke automatiseringen av visse prosesser. Automatisering handler ikke bare om å erstatte menneskelige handlinger med et passende datasystem. Det betyr også færre feil, og dermed reduserte kostnader. Bedre styring av forsyningskjeden, inkludert lageret, er en fordel som særlig kommer til nytte i ulike typer virksomheter knyttet til lagerhold og e-handel. Leveranser til rett tid og estimering av behovet for en gitt vare gjør det mulig å redusere lagringstiden til et minimum, noe som fører til lavere kostnader knyttet til dette. Systemet ERP trenger imidlertid ikke bare brukes til prosesser som er direkte knyttet til virksomhetens interne drift. Det kan blant annet også bidra til bedre kundeservice. Dette skyldes at et slikt system inneholder all nødvendig informasjon om selskapets kunder. Hver selger, markedsfører og ansatt i inkassoavdelingen vil enkelt og raskt kunne hente frem nødvendig informasjon. Dette muliggjør en bedre, og dermed mer systematisk, kundeservice. Systemet kan inneholde opplysninger om den enkelte kunden, det vil si kontaktopplysninger, samt en oversikt over all kontakt med kunden og vedkommendes bestillinger. Alt dette hever standarden på kundeservicen betydelig.
Les også: ERP og CRM – hva er forskjellen?
Når skal man begynne å bruke systemet ERP
Det ideelle tidspunktet er egentlig når man starter opp virksomheten. Da vil det være minst tidskrevende og ressurskrevende. Man kan legge inn all informasjon i systemet helt fra starten av, slik at man unngår risikoen for at noe blir utelatt under migreringen fra mange andre programmer. Å legge inn all informasjon fortløpende vil også gjøre det unødvendig å bruke ekstra ressurser på å implementere et slikt system. Dessverre innebærer innføring av systemet mens virksomheten er i gang enten å engasjere et eksternt firma til dette eller å jobbe overtid, da det vil være vanskelig å både ta seg av løpende oppgaver og overføre alle dataene til dette avanserte systemet samtidig. Slike ideelle situasjoner forekommer imidlertid svært sjelden, og derfor er årsakene til at bedrifter velger å innføre systemet ERP svært forskjellige.
Utdatert programvare
Dessverre oppdaterer ikke alle produsenter programvaren sin, noe som fører til at den, i takt med bedriftens vekst, hele tiden har de samme funksjonene, som etter hvert ikke lenger er tilstrekkelige. Dette henger også ofte sammen med at programvaren kjører på begrensede systemer som ikke lenger kan utvides på noen måte, eller hvor dette ville kreve ressurser som står i misforhold til inntektene.
Et stort utvalg av programmer
Et problem kan være mengden programvare som brukes i bedriften. Jo flere programmer som brukes, desto større blir problemene. For det første tar det betydelig lengre tid å sette nye medarbeidere inn i arbeidet, og prosessen er mye mer komplisert, siden man må forklare hvordan flere systemer fungerer i stedet for bare ett. Noen ganger er det nødvendig å eksportere data fra ett system til et annet, noe som ikke alltid kan gjøres automatisk. Dette fører både til frustrasjon blant medarbeiderne og til at verdifulle ressurser blir brukt unødvendig.
Høye lager- eller produksjonskostnader
Et godt system ERP gjør det mulig å redusere både det ene og det andre. Bedre beregning av den nødvendige mengden materialer eller varer gjør det mulig å unngå unødvendig lagring. Å beregne når de vil være nødvendige, reduserer også lagringsbehovet. Mer ergonomisk lagring av varer på lageret påvirker også kostnadene. Bedre styring av maskiner og tiltak for å redusere energiforbruket bidrar til å påvirke de månedlige driftskostnadene. Et slikt system kan ganske enkelt overvåke lagerbeholdningene på en hensiktsmessig måte, analysere forbruket i ulike perioder, analysere bruken av enkeltutstyr eller til og med ulike områder av lageret, og på den måten øke effektiviteten.
Manuelle prosesser
Dessverre utfører mange bedrifter fremdeles enkelte prosesser manuelt, noe som i stor grad kan reduseres. Slik manuell drift medfører først og fremst at den samme prosessen tar betydelig lengre tid sammenlignet med når den utføres av et system. Mennesker gjør feil, og manuell utførelse av prosesser kan derfor også føre til feil som i en viss grad kan påvirke bedriftens kostnader eller effektivitet.
Vanskeligheter med å finne informasjon
Ofte fører mange ulike programmer eller manglende systematisering av visse oppgaver til enormt kaos i bedriften. Konsekvensen av dette er manglende kunnskap om hvor bestemte opplysninger befinner seg. Som følge av dette må de ansatte hver gang ta kontakt med hverandre for å få tak i opplysninger. Systemet ERP er et samlet system, noe som gjør det enkelt å finne alt i det. Det tar ikke lang tid å søke, og man kan dermed effektivisere enkelte prosesser.
Ineffektiv programvare
Dette er et svært vanlig problem som ofte henger direkte sammen med det forrige punktet, nemlig utdatert programvare. Datamengden i et slikt system øker i takt med at bedriften vokser. På et eller annet tidspunkt kan det derfor hende at systemet ikke lenger klarer å håndtere en slik datamengde. Selvfølgelig vil det for det meste fortsatt være mulig å bruke det, men det kan for eksempel fungere betydelig tregere, noe som påvirker arbeidskomforten og hastigheten på utførelsen. I stedet for å lette arbeidet, vil det derfor bare være en kilde til frustrasjon.
Implementering av systemet ERP
Dette er en svært viktig fase – faktisk den viktigste – fordi den består av mange elementer. Først må man foreta en grundig analyse av bedriftens behov for å velge et system som kan dekke disse behovene. Man må ganske enkelt vite hvilke prosesser som gjennomføres i bedriften, og hva slags data den samler inn. Alt dette vil gjøre det mulig å velge det riktige systemet ERP. Neste trinn er å velge ut de funksjonene i systemet som vil være nødvendige. Hvis noe foreløpig ikke blir brukt i bedriften, er det bedre å deaktivere den funksjonen og først ta den i bruk når den viser seg å være nødvendig. Det neste trinnet er selve igangsettingen av implementeringen og migreringen av alle data. Avhengig av systemene kan dette være en svært tidkrevende prosess. Det er imidlertid viktig å utføre den grundig, slik at alle data blir overført til det nye systemet. Neste trinn er å gjøre brukerne kjent med systemet, det vil si å gi dem passende opplæring og tildele dem roller. At det vil være 100 brukere i systemet, betyr ikke at alle må ha de samme rettighetene; hver enkelt kan ha tilgang til en annen del av systemet. Det er lurt å begrense tilgangen slik at hver enkelt kun kan arbeide innenfor de områdene som er nødvendige for å utføre jobben sin. Dette vil bidra til å unngå misforståelser og redusere tiden det tar å ta systemet i bruk. Det er også viktig med en revisjon etter en slik implementering, samt tilstrekkelig IT-støtte fra selskapet som har ansvaret for hele prosessen.
Offline eller online, altså lokalt eller i skyen
Det er egentlig vanskelig å svare på dette. Det avhenger i stor grad av selskapets spesifikke forhold. Hvis selskapet har en velutviklet IT-avdeling, kan en lokal server være en god løsning, som nettopp denne avdelingen vil ha ansvaret for. Dersom selskapet ikke har en slik avdeling og alle IT-relaterte tjenester er outsourcet, vil det være bedre å bruke skytjenester.
Oppsummering
ERP-systemet integrerer sentrale forretningsprosesser i ett miljø. Det forenkler datahåndtering, automatiserer driftsoppgaver og støtter beslutningstaking i bedrifter av ulike størrelser.
ERP-systemet gir en rekke fordeler for bedriften. Det muliggjør effektiv bedriftsledelse gjennom kostnadsreduksjon, automatisering og effektivisering av prosesser. Det vil være en god løsning både for bedrifter der programvaren er utdatert, der det er for mye programvare, der den er ineffektiv, eller der deler av prosessene ganske enkelt utføres manuelt. I alle disse tilfellene vil arbeids komforten øke betydelig, i tillegg til hastigheten og effektiviteten. Ett system betyr også færre feil og raskere tilgang til informasjon. Det eneste som er viktig, er å tilpasse systemet til bedriftens behov eller velge en ERP som har de riktige funksjonene.
Spørsmål og svar
Hva betyr forkortelsen ERP?
ERP Det står for Enterprise Resource Planning, altså ressursplanlegging i bedriften.
Hvilke områder omfatter systemet ERP?
Oftest salg, lager, økonomi, regnskap og produksjon.
Er systemet ERP nødvendig på B2B?
Ja, spesielt der det er et stort antall bestillinger og samarbeidspartnere.