Điều khoản và điều kiện của cửa hàng trực tuyến B2B có chức năng khác so với trong hoạt động bán hàng tiêu dùng và phải tính đến đặc thù của mối quan hệ giữa các doanh nghiệp. Quý vị nên nắm rõ những yếu tố nào là then chốt trong điều khoản và điều kiện của cửa hàng B2B cũng như những điểm cần lưu ý để đảm bảo chúng tuân thủ các quy định pháp luật và phù hợp với thực tiễn kinh doanh.
Không nên sao chép
Điều quan trọng nhất là không được sao chép nội quy từ các cửa hàng khác. Quý vị không bao giờ có thể chắc chắn rằng nội quy ở nơi khác có được soạn thảo phù hợp với pháp luật hiện hành hay không, cũng như liệu nó có thực sự bảo vệ được lợi ích của cửa hàng hay không.
Nền tảng của mọi quy chế
Điều cần phải có trong mọi bản quy định trước hết là thông tin về chủ sở hữu của cửa hàng. Cụ thể là mã số thuế (NIP), địa chỉ và tên đầy đủ của doanh nghiệp. Điều quan trọng nữa là phải mô tả lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp. Đối với cửa hàng, đó tất nhiên là hoạt động bán hàng hóa. Một trong các điều khoản cũng cần nêu rõ rằng việc đặt hàng đồng nghĩa với việc chấp nhận điều khoản và điều kiện. Các định nghĩa về tất cả các thuật ngữ xuất hiện trong điều khoản và điều kiện cũng cần được đưa vào làm nền tảng cơ bản của văn bản này.
Xin mời quý vị tham khảo thêm: Cửa hàng bán buôn trực tuyến – đó là gì và làm thế nào để thành lập?
Yêu cầu kỹ thuật
Một điểm quan trọng trong quy định của cửa hàng B2B là việc nêu rõ các yêu cầu mà thiết bị máy tính, điện thoại thông minh hoặc bất kỳ thiết bị nào khác phải đáp ứng để có thể thực hiện đặt hàng. Tại đây, quý vị có thể liệt kê tất cả các trình duyệt web có thể truy cập cửa hàng. Trong trường hợp có các ứng dụng chuyên dụng sẵn có, quý vị cũng nên đề cập đến điều này.
Quy định về đối tượng được phép đặt hàng
Trang web B2B khác với trang web B2C ở chỗ chỉ các doanh nghiệp mới có thể mua hàng tại đây, chứ không phải cá nhân. Do đó, điều này phải được quy định rõ ràng trong điều khoản sử dụng, rằng chỉ những người đang kinh doanh hoặc đại diện được ủy quyền của các công ty mới được phép đặt hàng.
Xin mời quý vị tham khảo thêm: Cửa hàng B2B và B2C – hãy tìm hiểu những điểm khác biệt quan trọng nhất!
Quy trình đặt hàng
Quy định cần nêu rõ thủ tục đặt hàng. Đặc biệt quan trọng là thông tin về thời điểm đơn hàng được coi là đã được đặt, tức là ví dụ như loại email nào mà người mua nhận được từ cửa hàng sẽ xác nhận điều này.
Giao hàng
Trong quy định tại B2B, các phương thức giao hàng cũng như trách nhiệm liên quan cần được mô tả chi tiết. Trong các giao dịch giữa các doanh nghiệp, thường có trường hợp người mua tự lo việc vận chuyển hàng hóa bằng nguồn lực của chính mình hoặc thông qua một công ty khác. Điều quan trọng là phải xác định rõ thời điểm trách nhiệm đối với hàng hóa được chuyển giao cho bên mua. Điều này sẽ giúp tránh được nhiều hậu quả không mong muốn trong trường hợp hàng hóa bị hư hỏng trong quá trình vận chuyển.
Xin mời quý vị tham khảo thêm: Các ví dụ tại B2B – những lĩnh vực đáng để đầu tư tại B2B
Quy trình khiếu nại và bảo hành
Nội dung này cần được mô tả rõ ràng, kèm theo tất cả các điều kiện mà người mua phải đáp ứng để đơn hàng được xem xét. Trong một mục riêng biệt, quý vị nên nêu rõ các điều kiện bảo hành cũng như mọi trường hợp mà bảo hành không có hiệu lực.
Thông tin về các tài liệu tài chính và các khoản thanh toán
Một nội dung khác cần được nêu rõ trong quy định là hóa đơn sẽ được coi là chứng từ mua hàng. Trong bối cảnh số hóa ngày càng phổ biến, cần lưu ý rằng các hóa đơn cho đơn hàng đã đặt sẽ được lập dưới dạng điện tử và gửi qua email cho người mua. Nếu tất cả người mua đều phải tuân thủ cùng một thời hạn thanh toán, quý vị có thể ghi rõ điều này ngay trong điều khoản và điều kiện, song cũng cần lưu ý rằng trong trường hợp có thỏa thuận riêng, thời hạn này có thể khác. Ngoài ra, quý vị cũng nên bảo vệ mình trước những khách hàng không thanh toán bằng cách đưa vào điều khoản quy định rằng cửa hàng có quyền từ chối thực hiện đơn hàng trong trường hợp chậm thanh toán. Đối với các cửa hàng B2C, điều quan trọng là khách hàng phải có thể thanh toán bằng các hình thức chuyển khoản trực tuyến nhanh chóng. Tuy nhiên, các dịch vụ này sẽ thu một khoản hoa hồng nhất định. Đối với cửa hàng trực tuyến B2B, nếu việc thanh toán vốn đã được thực hiện dựa trên hóa đơn, quý vị nên nêu rõ trong điều khoản và điều kiện rằng đây là hình thức thanh toán duy nhất được chấp nhận.
Các biện pháp phòng ngừa trước những người mua không trung thực
Quy định của cửa hàng trực tuyến B2B có thể tỏ ra vô cùng hữu ích trong các tình huống tranh chấp hoặc những trường hợp mà không ai mong muốn phải đối mặt. Trái ngược với các điều khoản tại B2C, nơi người bán phải gánh vác nhiều nghĩa vụ trong khi quyền lợi của họ bị hạn chế đáng kể, thì trong quy định tại B2B, người bán có thể linh hoạt hơn. Ví dụ, quý vị nên đưa vào một điều khoản cho phép cửa hàng xóa một khách hàng khỏi cơ sở dữ liệu, tức là chấm dứt hợp đồng với khách hàng đó có hiệu lực ngay lập tức. Có thể có nhiều lý do dẫn đến việc chấm dứt hợp đồng như vậy. Thật không may, sự cạnh tranh trong kinh doanh không phải lúc nào cũng công bằng. Có thể xảy ra trường hợp một người nào đó đặt hàng chỉ để làm tê liệt hệ thống, hoặc đặt hàng mà không nhận hàng, cũng như không thanh toán hóa đơn. Tại một cửa hàng quy mô lớn như B2B, nơi phần lớn các tác vụ đã được tự động hóa, một khách hàng như vậy B2B có thể gây ra thiệt hại thực sự đáng kể. Việc ngăn chặn người đó đặt hàng bằng cách xóa họ khỏi danh sách khách hàng thường là giải pháp duy nhất.
Tóm tắt
Quy định của cửa hàng B2B là một văn bản vô cùng quan trọng. Văn bản này cần nêu rõ các điều kiện bán hàng, trách nhiệm của các bên cũng như quy trình xử lý đơn hàng. Quý vị không nên sao chép quy định này từ các cửa hàng khác hoặc tải xuống từ các nguồn không rõ ràng. Quý vị có thể tự soạn thảo quy định này, miễn là có đủ kiến thức chuyên môn. Tuy nhiên, lựa chọn tốt hơn hẳn là thuê người soạn thảo hoặc mua bản quy định mẫu từ nguồn đáng tin cậy. Khi đó, quý vị chỉ cần điền thêm thông tin công ty vào là xong. Cũng cần lưu ý rằng trong nhiều trường hợp, điều khoản và điều kiện có thể giúp tiết kiệm đáng kể chi phí. Văn bản này đóng vai trò như một biện pháp bảo vệ cho cửa hàng, do đó tất cả các trường hợp miễn trừ trách nhiệm của cửa hàng phải được mô tả rõ ràng trong đó.
Câu hỏi và câu trả lời
Cửa hàng trực tuyến B2B có bắt buộc phải có điều khoản và điều kiện không?
Đúng vậy, quy chế là văn bản cơ bản quy định các nguyên tắc bán hàng giữa các doanh nghiệp. Văn bản này bảo vệ cả hai bên tham gia giao dịch và xác định rõ ràng các điều kiện hợp tác, thanh toán cũng như trách nhiệm.
Quy định tại B2B khác với quy định tại B2C như thế nào?
Trong quy chế tại địa chỉ B2B, không phải tất cả các quy định về bảo vệ người tiêu dùng đều có hiệu lực. Các vấn đề liên quan đến việc hoàn trả hàng hóa, khiếu nại hoặc chấm dứt hợp đồng có thể được quy định khác đi trong quy chế này.
Quy chế của cửa hàng B2B cần bao gồm những nội dung nào?
Quy chế cần quy định, trong số những nội dung khác, về phương thức đặt hàng, điều kiện thanh toán, việc thực hiện giao hàng cũng như các nguyên tắc về trách nhiệm của các bên. Việc xác định rõ ràng tư cách khách hàng là doanh nghiệp cũng là điều rất quan trọng.
Trong giao dịch bán hàng tại B2B, liệu có thể loại trừ quyền hủy bỏ hợp đồng hay không?
Đúng vậy, trong các mối quan hệ giữa các doanh nghiệp, quyền hủy hợp đồng không tự động có hiệu lực. Tuy nhiên, thông tin này cần được quy định rõ ràng trong quy chế.
Có bắt buộc phải xem Điều khoản và Điều kiện của cửa hàng B2B trước khi mua hàng hay không?
Đúng vậy, khách hàng doanh nghiệp cần được tạo điều kiện để tìm hiểu các điều khoản và điều kiện trước khi đặt hàng. Điều này rất quan trọng cả về mặt pháp lý lẫn tính minh bạch trong quan hệ hợp tác.