Os termos e condições da loja online B2B desempenham uma função diferente da que têm nas vendas ao consumidor e devem ter em conta as especificidades das relações entre empresas. É importante saber quais são os elementos essenciais nos termos e condições da loja B2B e a que aspetos deve prestar atenção para que estejam em conformidade com a legislação e com a realidade das vendas entre empresas.
Não vale a pena copiar
O mais importante é não copiar os regulamentos de outras lojas. Nunca se pode ter a certeza de que, noutros locais, estes estejam redigidos em conformidade com a legislação em vigor, nem de que protejam adequadamente os interesses da loja.
A base de qualquer regulamento
O que deve constar em todos os regulamentos é, acima de tudo, a informação relativa à entidade proprietária da loja. Ou seja, o número de identificação fiscal, a morada e a denominação social completa da empresa. É igualmente importante descrever a atividade da empresa. No caso de uma loja, trata-se, naturalmente, da venda de mercadorias. Um dos pontos deve também informar que a realização de uma encomenda implica a aceitação dos termos e condições. As definições de todos os conceitos que nele surgem devem, igualmente, constituir os fundamentos dos termos e condições.
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Requisitos técnicos
Um ponto importante do regulamento da loja B2B consiste na indicação dos requisitos que o equipamento informático, o smartphone ou qualquer outro dispositivo deve cumprir para que seja possível efetuar encomendas. Aqui, pode indicar-se todos os navegadores da Internet nos quais é possível aceder à loja. No caso de existirem aplicações dedicadas disponíveis, convém também referi-lo.
Determinação de quem pode efetuar uma encomenda
A loja B2B difere da loja B2C na medida em que só os empresários podem efetuar compras nessa loja, e não particulares. Por conseguinte, deve ficar claramente especificado nos termos e condições que apenas as pessoas que exercem uma atividade comercial ou os representantes autorizados das empresas podem efetuar encomendas.
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Procedimento para a realização de encomendas
O regulamento deve descrever o procedimento de realização de encomendas. São particularmente importantes as informações sobre quando uma encomenda pode ser considerada efetuada, ou seja, por exemplo, que tipo de e-mail recebido pelo comprador da loja serve para confirmar essa situação.
Entrega
Nos termos e condições do site B2B devem ser descritos em pormenor os métodos de entrega, bem como a responsabilidade a eles associada. Nas transações entre empresas, é frequente que o comprador providencie o transporte das mercadorias por conta própria, utilizando os seus próprios meios ou os de outra empresa. É importante definir em que momento a responsabilidade pela mercadoria passa para o comprador. Tal permitirá evitar muitas consequências desagradáveis no caso de a mercadoria sofrer danos precisamente durante o transporte.
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Procedimento de reclamação ao abrigo da garantia
Deve estar bem descrita, juntamente com todas as condições que o comprador tem de cumprir para que possa ser analisada. Num ponto à parte, convém descrever as condições da garantia e todas as situações em que esta não se aplica.
Informações sobre documentos financeiros e pagamentos
Outro aspeto que deve constar nos termos e condições é a informação de que a fatura constituirá o comprovativo de compra. Nesta era de digitalização generalizada, convém salientar que as faturas relativas às encomendas efetuadas serão emitidas eletronicamente e enviadas por e-mail ao comprador. Caso se pretenda que todos os compradores estejam sujeitos ao mesmo prazo de pagamento, este pode ser indicado já no regulamento, embora se deva também referir que, no caso de acordos individuais, o prazo pode ser diferente. É igualmente aconselhável proteger-se contra clientes inadimplentes através de uma cláusula que estipule que a loja está autorizada a não processar as encomendas em caso de atrasos nos pagamentos. No caso de lojas B2C, é importante que os clientes tenham a possibilidade de efetuar pagamentos através de transferências online rápidas. No entanto, estes serviços cobram uma comissão. No caso da loja online B2B, se o pagamento for, de qualquer forma, regulado com base numa fatura, convém indicar nos termos e condições que esta é a única forma de pagamento possível.
Proteção contra compradores desonestos
Os Termos e Condições da loja online B2B podem revelar-se extremamente úteis em situações de conflito ou em circunstâncias nas quais ninguém gostaria de se encontrar. Ao contrário do que se verifica na relação B2C, em que o vendedor tem muitas obrigações e os seus direitos são significativamente limitados, nos Termos e Condições de B2B é possível ter uma maior margem de manobra. Vale a pena, por exemplo, incluir uma cláusula que permita à loja remover um cliente da base de dados, ou seja, rescindir o contrato com ele com efeito imediato. Os motivos para tal rescisão podem ser diversos. Infelizmente, a concorrência no mundo dos negócios nem sempre é leal. Pode acontecer que uma pessoa faça encomendas apenas para bloquear o sistema, ou encomende mercadoria e não a receba, nem pague as faturas. Numa grande loja como a B2B, onde a maioria das tarefas está automatizada, um cliente deste tipo B2B pode causar danos realmente consideráveis. Impedir que ele faça encomendas, removendo-o da lista de clientes, pode ser, muitas vezes, a única solução.
Resumo
O regulamento da loja B2B é um documento extremamente importante. Deve definir claramente as condições de venda, a responsabilidade das partes e o modo de processamento das encomendas. Não vale a pena copiá-los de outras lojas nem descarregá-los de fontes desconhecidas. É possível redigí-los por conta própria, desde que se possua o conhecimento adequado. Uma opção decididamente melhor é contratar alguém para os redigir ou adquirir um regulamento pronto a utilizar proveniente de uma fonte fiável. Este apenas terá de ser preenchido com os dados da empresa. É também importante ter em conta que, em muitas situações, os termos e condições podem permitir poupar bastante dinheiro. Devem constituir uma espécie de proteção para a loja, pelo que todas as isenções de responsabilidade da loja devem estar claramente descritas no mesmo.
Perguntas e respostas
A loja online B2B tem de dispor de termos e condições?
Sim, o regulamento é o documento fundamental que estabelece as regras de venda entre empresas. Protege ambas as partes da transação e define claramente as condições de colaboração, os pagamentos e as responsabilidades.
Em que difere o regulamento de B2B do regulamento de B2C?
No regulamento B2B não se aplicam todas as disposições relativas à proteção do consumidor. É possível regulamentar de forma diferente as questões relativas a devoluções, reclamações ou rescisão do contrato.
Que elementos devem constar no regulamento da loja B2B?
O regulamento deve definir, nomeadamente, o modo de efetuar encomendas, as condições de pagamento, a execução das entregas e as regras de responsabilidade das partes. É igualmente importante definir com precisão o estatuto do cliente enquanto empresário.
É possível excluir o direito de rescisão do contrato nas vendas realizadas através do site B2B?
Sim, nas relações entre empresas, o direito de rescisão do contrato não se aplica automaticamente. No entanto, essa informação deve estar claramente prevista no regulamento.
Os termos e condições da loja B2B têm de estar disponíveis antes da compra?
Sim, um cliente empresarial deve ter a possibilidade de tomar conhecimento dos termos e condições antes de efetuar uma encomenda. Isto é importante tanto do ponto de vista jurídico como no que diz respeito à transparência da colaboração.