Ketentuan penggunaan toko online B2B memiliki fungsi yang berbeda dari penjualan kepada konsumen dan harus mempertimbangkan kekhususan hubungan antarperusahaan. Penting untuk mengetahui unsur-unsur apa saja yang menjadi kunci dalam ketentuan penggunaan toko B2B serta hal-hal apa saja yang perlu diperhatikan agar ketentuan tersebut sesuai dengan peraturan perundang-undangan dan realitas penjualan bisnis.
Tidak perlu meniru
Yang terpenting adalah jangan meniru ketentuan dan syarat dari toko lain. Kita tidak pernah bisa yakin bahwa ketentuan tersebut di tempat lain telah disusun sesuai dengan hukum yang berlaku, maupun apakah ketentuan tersebut benar-benar akan melindungi kepentingan toko.
Dasar dari setiap peraturan
Hal yang harus tercantum dalam setiap ketentuan adalah, pertama-tama, data mengenai pihak yang memiliki toko tersebut. Yaitu nomor identifikasi pajak (NIP), alamat, dan nama lengkap perusahaan. Penting juga untuk menjelaskan bidang usaha perusahaan tersebut. Dalam hal toko, tentu saja bidang usahanya adalah penjualan barang. Salah satu poin juga harus menyatakan bahwa pengajuan pesanan berarti penerimaan terhadap ketentuan tersebut. Definisi dari semua istilah yang muncul di dalamnya juga harus menjadi bagian mendasar dari ketentuan tersebut.
Baca juga: Toko grosir daring – apa itu dan bagaimana cara mendirikannya?
Persyaratan teknis
Salah satu poin penting dalam ketentuan toko B2B adalah mencantumkan persyaratan yang harus dipenuhi oleh perangkat komputer, ponsel pintar, atau perangkat lain apa pun agar pemesanan dapat dilakukan. Di sini, Anda dapat mencantumkan semua peramban web yang dapat digunakan untuk mengakses toko tersebut. Jika tersedia aplikasi khusus, sebaiknya hal ini juga disebutkan.
Penentuan siapa saja yang dapat melakukan pemesanan
Situs B2B berbeda dengan situs B2C karena hanya pengusaha yang dapat berbelanja di sana, bukan perorangan. Oleh karena itu, hal ini harus dinyatakan dengan jelas dalam ketentuan dan syarat bahwa hanya pelaku usaha atau perwakilan perusahaan yang berwenang yang dapat melakukan pemesanan.
Baca juga: Toko B2B dan B2C – ketahui perbedaan terpentingnya!
Prosedur pemesanan
Prosedur pemesanan harus dijelaskan dalam ketentuan dan syarat. Informasi yang sangat penting adalah mengenai kapan suatu pesanan dapat dianggap telah diajukan, misalnya, email apa yang diterima pembeli dari toko yang menjadi bukti konfirmasi pesanan tersebut.
Pengiriman
Dalam ketentuan B2B, metode pengiriman serta tanggung jawab yang terkait harus dijelaskan secara terperinci. Dalam transaksi antarperusahaan, sering kali pembeli yang mengatur pengiriman barang secara mandiri, baik menggunakan sumber dayanya sendiri maupun sumber daya perusahaan lain. Penting untuk menentukan kapan tanggung jawab atas barang beralih ke pembeli. Hal ini akan membantu menghindari berbagai konsekuensi yang tidak diinginkan jika barang mengalami kerusakan selama proses pengiriman.
Baca juga: Contoh B2B – sektor-sektor yang layak untuk digeluti di B2B
Prosedur pengajuan klaim garansi
Hal tersebut harus dijelaskan dengan jelas, beserta semua persyaratan yang harus dipenuhi oleh pembeli agar permohonan tersebut dapat diproses. Pada bagian tersendiri, sebaiknya dijelaskan pula ketentuan garansi dan segala situasi di mana garansi tersebut tidak berlaku.
Informasi mengenai dokumen keuangan dan pembayaran
Hal lain yang sebaiknya dicantumkan dalam ketentuan adalah informasi bahwa faktur akan berfungsi sebagai bukti pembelian. Di era digitalisasi yang semakin meluas, perlu ditekankan bahwa faktur untuk pesanan yang telah diajukan akan diterbitkan secara elektronik dan dikirimkan ke alamat email pembeli. Jika semua pembeli harus mengikuti tenggat waktu pembayaran yang sama, hal ini dapat dicantumkan dalam ketentuan, meskipun perlu juga disebutkan bahwa dalam kasus kesepakatan individual, tenggat waktu tersebut dapat berbeda. Penting juga untuk melindungi diri dari pelanggan yang tidak membayar dengan klausul yang menyatakan bahwa toko berhak untuk tidak memproses pesanan jika terjadi keterlambatan pembayaran. Untuk toko-toko seperti B2C, penting agar pelanggan memiliki opsi pembayaran melalui transfer online cepat. Namun, layanan-layanan ini mengenakan komisi tertentu. Untuk toko online B2B, jika pembayaran tetap dilakukan berdasarkan faktur, sebaiknya disebutkan dalam ketentuan bahwa ini adalah satu-satunya metode pembayaran yang tersedia.
Melindungi diri dari pembeli yang tidak jujur
Ketentuan Penggunaan toko online B2B dapat sangat berguna dalam situasi konflik atau keadaan yang tentu saja tidak diinginkan oleh siapa pun. Berbeda dengan hubungan yang diatur di B2C, di mana penjual memiliki banyak kewajiban sementara hak-haknya sangat terbatas, dalam ketentuan penggunaan B2B penjual memiliki keleluasaan yang lebih besar. Sebaiknya, setidaknya dimasukkan ketentuan yang memungkinkan toko menghapus pelanggan tertentu dari basis data, atau dengan kata lain, mengakhiri perjanjian dengannya secara langsung. Ada banyak alasan yang mendasari pemutusan perjanjian tersebut. Sayangnya, persaingan dalam bisnis tidak selalu adil. Bisa saja ada seseorang yang melakukan pemesanan hanya untuk memblokir sistem, atau memesan barang namun tidak mengambilnya, serta tidak membayar tagihan. Di toko besar seperti B2B, di mana sebagian besar tugas telah diotomatisasi, pelanggan seperti B2B dapat menimbulkan kerugian yang sangat besar. Mencegahnya melakukan pemesanan dengan menghapusnya dari daftar pelanggan seringkali menjadi satu-satunya solusi.
Ringkasan
Ketentuan Penggunaan toko B2B merupakan dokumen yang sangat penting. Dokumen ini harus secara jelas menetapkan ketentuan penjualan, tanggung jawab masing-masing pihak, serta cara pemenuhan pesanan. Sebaiknya jangan menyalinnya dari toko lain atau mengunduhnya dari sumber yang tidak dikenal. Anda dapat menyusunnya sendiri, asalkan memiliki pengetahuan yang memadai. Pilihan yang jauh lebih baik adalah memesan penulisan ketentuannya atau membeli ketentuan yang sudah jadi dari sumber terpercaya. Ketentuan tersebut hanya perlu dilengkapi dengan data perusahaan. Perlu juga diingat bahwa ketentuan ini dalam banyak situasi dapat membantu menghemat banyak biaya. Ketentuan ini harus berfungsi sebagai semacam perlindungan bagi toko, oleh karena itu semua pengecualian tanggung jawab toko harus dijelaskan dengan jelas di dalamnya.
Pertanyaan dan Jawaban
Apakah toko online B2B wajib memiliki ketentuan penggunaan?
Ya, peraturan tersebut merupakan dokumen dasar yang mengatur prinsip-prinsip penjualan antarpeserta. Peraturan ini melindungi kedua belah pihak dalam transaksi dan secara jelas mendefinisikan ketentuan kerja sama, pembayaran, serta tanggung jawab.
Apa perbedaan antara ketentuan B2B dengan ketentuan B2C?
Dalam peraturan B2B, tidak semua ketentuan mengenai perlindungan konsumen berlaku. Peraturan tersebut dapat mengatur secara berbeda mengenai pengembalian barang, pengaduan, atau pembatalan kontrak.
Unsur-unsur apa saja yang harus tercantum dalam ketentuan dan syarat toko B2B?
Ketentuan tersebut harus mengatur, antara lain, cara melakukan pemesanan, ketentuan pembayaran, pelaksanaan pengiriman, serta aturan pertanggungjawaban para pihak. Penting juga untuk mendefinisikan secara jelas status pelanggan sebagai pelaku usaha.
Apakah dalam penjualan B2B hak untuk membatalkan perjanjian dapat dinonaktifkan?
Ya, dalam hubungan antarperusahaan, hak untuk membatalkan perjanjian tidak berlaku secara otomatis. Namun, hal ini harus dicantumkan dengan jelas dalam ketentuan.
Apakah ketentuan toko B2B harus tersedia sebelum melakukan pembelian?
Ya, pelanggan bisnis seharusnya dapat membaca ketentuan dan syarat sebelum melakukan pemesanan. Hal ini penting baik dari sudut pandang hukum maupun transparansi kerja sama.